Einkauf und Beschaffung in SAP Business One

Einkauf

Integrierte und automatisierte Einkaufs- und Beschaffungsprozesse

Die Steuerung komplexer Einkaufsprozesse erfordert die Integration in die relevanten Geschäftsprozesse, zentralisierte Daten und Echtzeittransparenz. Verfügbar als Vor-Ort-Installation oder Cloud-Service, bietet SAP Business One Einkauf kleinen und mittelständischen Unternehmen diese Funktionen für das Beschaffungsmanagement und hilft bei der Optimierung und Straffung des gesamten Beschaffungsprozesses von der Bestellung bis zur Bezahlung der Lieferantenrechnung. Steuern Sie zentral die Bestände Ihrer Lager, verfolgen Bestandsbewegungen und verwalten die Fertigungsaufträge auf Basis Ihrer Materialbedarfsplanung. Ihre Mitarbeiter im Einkauf sind immer über den Bedarf und die aktuellen Bestände informiert.

Interne Bestellanforderung

Leiten Sie mit einer Bestellanforderung intern den Einkaufsprozess ein, um daraus Lieferantenanfragen und/oder Bestellungen zu generieren. Dies ist sowohl aus dem Beleg heraus als auch aus dem Bericht heraus möglich. Mit dem Erstellungsassistenten für Lieferantenanfragen können Sie mehrere Lieferantenanfragen gleichzeitig basierend auf Artikeln oder Bestellanforderungen erstellen. Außerdem erhält der Käufer mit dem Bestellanforderungsbericht einen Überblick über die verschiedenen Bestellanforderungen, die in der Firma erstellt wurden. Auf Wunsch wird der Benutzer per E-Mail oder optional per SBO-Nachricht informiert, sobald eine Bestellung basierend auf seine Bestellanforderung erstellt wird.

Vorteile:

  • Möglichkeit zur Benachrichtigung der Einkaufsabteilung über zu bestellende Artikel, Menge und Zeitrahmen.
  • Unterstützt Genehmigungsverfahren vor dem Wareneinkauf. So lässt sich bspw. festlegen, dass Bestellanforderungen, bevor sie die eigentliche Bestellung anstoßen können, vom entsprechenden Vorgesetzten freigegeben werden müssen.
  • Besseres Controlling für Ausgaben und Budgets Ihres Unternehmen.
  • Einkäufer haben vor dem Einkauf der Artikel bessere Kontroll- und Entscheidungsmechanismen.

Wareneingang

Wareneingänge lassen sich mit der Bestellung verknüpfen. Entspricht die erhaltene Menge nicht der ursprünglichen Bestellung, erhalten sie automatisch eine Rückmeldung. Für Artikel, die zum Lieferanten zurückgehen, erstellen sie einfach einen Retourenbeleg. Die Mengen und Preise können sie im Wareneingang teilweise oder komplett stornieren.

Eingangsrechnung

Erstellen Sie eine Eingangsrechnung, die automatisch eine von der Anwendung erstellte Journalbuchung auslöst.

 

Retouren und Sonderaufwendungen

SAP Business One Einkauf unterstützt Sie bei gängigen Prozessen für Retouren, Sonderausgaben und Nebenkosten. Bei der Retournierung von Waren oder Services nimmt das System die erforderlichen Anpassungen des Bestandes und Kreditorensaldos für den entsprechenden Lieferanten automatisch vor. Bei Retouren können Sie die für die Gutschrift erforderlichen Daten beispielsweise einfach aus der Originalrechnung abrufen. Die Retourenfunktion beinhaltet zudem Notiz- und Textfelder, in denen Anwender die Rücksendung gegenüber dem Lieferanten begründen können.

Für den Vergleich mehrerer Lieferanten benötigen Sie präzise Preiskenntnisse und genaue Rentabilitätsdaten. SAP Business One berücksichtigt daher auch zusätzliche Ausgaben, beispielsweise Versand- und Bearbeitungskosten, Versicherungen und Gebühren, die sich auf die Beschaffungskosten auswirken. Damit sich diese Kostenelemente auch tatsächlich in den Beschaffungskosten widerspiegeln, erfasst die Anwendung die Ausgaben und ordnet sie den einzelnen Artikeln zu.

Wareneinstandspreise

Wareneinstandspreise wie Fracht, Zoll, Versicherung, etc. lassen sich jederzeit den FOB-Kosten verschiedener Artikel zuordnen. Damit lässt sich der Einkaufspreis zügig berechnen. Der tatsächliche Lagerwert Ihrer Waren wird automatisch vom System fortgeschrieben.

Materialbedarfsplanung (MRP)

Mithilfe der intelligenten Materialbedarfsplanung (MRP) ersetzen Sie fehleranfällige Ad-hoc Lösungen durch strukturierte Planungsprozesse. Und dies alles auf Basis vorhandener Stücklisten, Bestandsdaten, Eingaben aus terminierten Produktionsaufträgen und Bestellungen, sowie aus Bedarfsangaben von tatsächlichen Bestellungen und Bestellprognosen.

Auftragsempfehlungen

Aus dem Empfehlungsbericht kann der Planer empfohlene Produktionsaufträge und Lieferantenanfragen/Lieferantenbestellungen auswählen und automatisch anlegen lassen. Wenn eine Position extern eingekauft werden muss, wandelt er einen Produktionsauftrag ganz einfach in eine Bestellung um. Zur Rationalisierung des Beschaffungsprozesses lassen sich Bestellungen bei demselben Lieferanten optional zu einer Sammelbestellung zusammenfassen.

Prognosen

Sagen Sie künftige Bedarfsentwicklungen zuverlässig voraus - anhand fundierter Prognose und nicht nur mithilfe des Auftragseinganges. Solche Prognose- bzw. Dispositionsberechnungen auf der Grundlage von Absatzdaten aus der Vergangenheit oder manuell erfasster Prognosemengen helfen, den zukünftigen Bedarf an Produkten vorherzusehen und die Materialplanung dementsprechend zu gestalten. Diese Bedarfsprognosen können anschließend im Dispositionsassistenten zur Berechnung verwendet werden.

Bestandskontrolle

Durch die integrierte Bestandskontrolle verwalten Sie Artikelstammdaten, Seriennummern und Preislisten, legen Alternativartikel fest, erhöhen oder verringern Warenbestände, führen periodische Bestandsaufnahmen durch und erzeugen Kommissionierlisten für offene Kundenaufträge. Durch umfangreiche Drilldown-Optionen und verzahnte Datenbanken, filtern sie nach Bedarf zum Beispiel Kunden- oder Artikelstammdaten sowie nach Ursprungsbelegen.

Haben Sie Fragen zu SAP Business One Einkauf & Beschaffung? Gern beraten wir Sie persönlich.