Vom Wareneingang über die Materialbedarfsplanung bis hin zur Bestandskontrolle: Optimieren Sie Ihre Prozesse für die Beschaffung mit SAP Business One Einkauf.
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Für die Optimierung der Beschaffungsprozesse SAP Business One Einkauf & Beschaffung
Transparentes Management Integrierte und automatisierte Einkaufs- und Beschaffungsprozesse
Die Steuerung komplexer Einkaufsprozesse für Produkte und Dienstleistungen erfordert die umfassende Integration in alle relevanten Geschäftsprozesse, zentralisiert verarbeitete Daten und konsequente Echtzeittransparenz.
Verfügbar als Vor-Ort-Installation oder Cloud-Service, bietet SAP Business One Einkauf kleinen und mittelständischen Unternehmen umfangreiche Funktionen für das Beschaffungsmanagement. Es hilft bei der Optimierung und Straffung des gesamten Beschaffungsprozesses:
Von der Bedarfsanalyse für Materialien über die Anfrage und die Bestellung beim Lieferanten bis zur Bezahlung der Rechnung. Verwalten Sie Belege bequem digital über das ERP-System für einen optimierten Einkaufs- und Beschaffungsprozess.
Mit der SAP Lagerverwaltung steuern Sie zentral Ihre Bestände im Lager, verfolgen Bestandsbewegungen und verwalten die Fertigungsaufträge auf Basis Ihrer Materialbedarfsplanung via PPS-System. Ihre Mitarbeiter im Einkauf sind dabei jederzeit über den Bedarf und die aktuellen Bestände informiert.
Ihre Kernlieferanten können zudem die an Verträge geknüpfte Order automatisiert erhalten - zyklisch, oder sobald der Bestand im Lager sinkt. Solche Routinearbeiten binden wertvolle Ressourcen. So werden operative Einkaufs- & Beschaffungsprozesse noch effizienter.
Die wichtigsten Funktionen auf einen Blick
Interne Bestellanforderung
Leiten Sie mit einer internen Bestellanforderung (Banf) im Menü SAP Einkauf den Einkaufsprozess ein, um daraus Lieferantenanfragen und/oder Bestellungen zu generieren. Dies ist sowohl aus dem Beleg heraus als auch aus einem Bericht heraus möglich. Mit dem Erstellungsassistenten für Lieferantenanfragen können Sie mehrere Lieferantenanfragen gleichzeitig erstellen, basierend auf Artikeln oder Bestellanforderungen.
Außerdem erhält der Anfordernde mit dem Bestellanforderungsbericht einen Überblick über die verschiedenen Bestellanforderungen, die in der Firma erstellt wurden. Auf Wunsch wird der Benutzer per E-Mail oder optional über den internen Messenger informiert, sobald eine Bestellung basierend auf der zugehörigen Bestellanforderung beim Lieferanten erstellt wird.
- Automatisierte Benachrichtigung der Einkaufsabteilung über zu bestellende Artikel, Menge und Zeitrahmen durch das System.
- Besseres Controlling für Ausgaben und Budgets Ihres Unternehmens, inkl. getätigter Anzahlungen/Zahlungen an den Lieferanten.
- Einkäufer haben vor dem Einkauf der Artikel bessere Kontroll- und Entscheidungsmechanismen und kennen den Bestand im Lager in Echtzeit.
- Die Software unterstützt Genehmigungsverfahren vor dem Wareneinkauf, um den Prozess zu optimieren.
Voll automatisch Mit SAP Einkauf den Wareneingang buchen
Verknüpfen Sie mit SAP Business One für Einkauf und Beschaffungsprozesse Ihre aktuellen Wareneingänge mit der Bestellung und behalten Sie Ihre Eingangsrechnung im Blick!
- Entspricht die erhaltene Menge im Wareneingang nicht der ursprünglichen Bestellung, erhalten sie automatisch eine Rückmeldung.
- Für Artikel, die zum Lieferanten zurückgehen, erstellen sie einfach einen Retourenbeleg.
- Mengen und Preise können sie im Wareneingangs-Modul von SAP Business One Einkauf teilweise oder komplett stornieren.
- Erstellen Sie in kurzer Zeit eine Eingangsrechnung mit SAP Einkauf, die automatisch eine von der Anwendung erstellte Journalbuchung auslöst.
- Wareneingänge lassen sich optional mit Serienchargen buchen/generieren.
- Für Rahmenverträge ist eine Zeit- und Mengen-abhängige Preislogik möglich – so einfach ist die Kostenkontrolle.
Wareneinstandspreise
Wareneinstandspreise wie Fracht, Zoll, Versicherung, etc. lassen sich jederzeit den FOB-Kosten verschiedener Artikel zuordnen. Damit lässt sich der Einkaufspreis mit SAP Business One für Einkauf zügig berechnen. Der tatsächliche Lagerwert Ihrer Waren wird automatisch vom System fortgeschrieben.
Retouren und Sonderaufwendungen
SAP Business One Einkauf unterstützt Sie bei gängigen Prozessen für Retouren, Sonderausgaben und Nebenkosten, die beim Management von Beschaffungsprozessen anfallen.
- Bei der Retournierung von Waren oder Services nimmt das System die erforderlichen Anpassungen des Bestandes und Kreditorensaldos für den entsprechenden Lieferanten automatisch vor. Die für die Gutschrift erforderlichen Daten können Sie beispielsweise einfach aus der Originalrechnung abrufen.
- Die Retourenfunktion beinhaltet zudem Notiz- und Textfelder, in denen Anwender die Rücksendung gegenüber dem Lieferanten im Detail begründen können.
- Für den Vergleich mehrerer Lieferanten benötigen Sie präzise Preiskenntnisse und genaue Rentabilitätsdaten. SAP Business One berücksichtigt daher auch zusätzliche Ausgaben, beispielsweise Versand- und Bearbeitungskosten, Versicherungen und Gebühren, die sich auf die Beschaffungskosten auswirken.
- Damit sich diese Kostenelemente auch tatsächlich in den Beschaffungskosten widerspiegeln, erfasst die Anwendung die Ausgaben digital und ordnet sie den einzelnen Artikeln zu.
Materialbedarfsplanung (MRP)
Die Materialbedarfsplanung ist ein wichtiger Aspekt der strategischen Beschaffung. Da der Bedarf an Materialien jederzeit gedeckt sein sollte, um Ausfälle zu vermeiden, ist ein aktueller Überblick über die Materialien im Lager genauso wichtig wie die strategische Planung des Bedarfs.
Mithilfe der intelligenten Materialbedarfsplanung (MRP) im Modul SAP Einkauf ersetzen Sie fehleranfällige Ad-hoc Lösungen durch strukturierte Planungsprozesse. Und dies alles auf Basis vorhandener Stücklisten, Bestandsdaten, Eingaben aus terminierten Produktionsaufträgen und Bestellungen, sowie aus Bedarfsangaben von tatsächlichen Bestellungen und Bestellprognosen.
Auftragsempfehlungen & Prognosen
Mit der Auftragsempfehlung von SAP Business One Einkauf können Sie Beschaffungen überblicken, bestellen und optimieren. Durch zuverlässige Prognoseberechnungen errechnet die Funktion den Bedarf für den zukünftigen Einkauf.
- Auftragsempfehlung:
Aus dem Empfehlungsbericht kann der Planer empfohlene Produktionsaufträge sowie Lieferantenbestellungen und -anfragen auswählen und automatisch anlegen lassen. Wenn eine Position extern eingekauft werden soll, können Produktionsaufträge schnell und einfach in Bestellungen umgewandelt werden. Diese können Sie bei Bedarf auch unkompliziert kopieren.
Zur Rationalisierung und Optimierung des Beschaffungsprozesses lassen sich Bestellungen bei demselben Lieferanten optional zu einer Sammelbestellung zusammenfassen. Die Lieferantenanfrage für eine Order kann automatisiert per Beleg erfolgen, wenn bereits Verträge bestehen. Das Modul SAP Einkauf des ERP Systems ermöglicht aber auch eine manuelle Order durch Mitarbeiter. - Prognose:
Sagen Sie künftige Bedarfsentwicklungen zuverlässig voraus – anhand fundierter Prognosen und nicht nur mithilfe des Auftragseinganges. Die leistungsstarken Analysefunktionen von SAP B1 HANA unterstützen Sie dabei, aus einer großen Menge an Daten wertvolle Informationen über Preise, Lieferanten und Warenbestände zu ziehen. So unterstützt Sie SAP B1 beim Controlling.
Solche Prognose- bzw. Dispositionsberechnungen auf der Grundlage von Absatzdaten aus der Vergangenheit oder manuell erfasster Prognosemengen helfen, den zukünftigen Bedarf an Produkten vorherzusehen und die Materialplanung dementsprechend zu gestalten. Diese Bedarfsprognosen können anschließend im Dispositionsassistenten zur Berechnung verwendet werden.
Bestandskontrolle
Durch die integrierte Bestandskontrolle in SAP Einkauf verwalten Sie Artikelstammdaten, Seriennummern und Preislisten, legen Alternativartikel fest, erhöhen oder verringern Warenbestände, führen periodische Bestandsaufnahmen durch und erzeugen Kommissionierlisten für offene Kundenaufträge – und das auch mobil mit der Anwendung für Smartphone und Tablet. Durch umfangreiche Drilldown-Optionen und verzahnte Datenbanken, filtern Sie nach Bedarf zum Beispiel Kunden- oder Artikelstammdaten sowie nach Ursprungsbelegen.
Die Zukunft der Beschaffung in SAP SAP Einkauf mit SAP B1 und SAP B1 in der Cloud
Strategische und operative Beschaffungsprozesse werden dank moderner Cloud-Technology und SAP Einkauf noch effektiver. Prüfen Sie Ihr Lager auf Bestand und optimieren Sie Ihre Prozesse im Einkauf durch sekundenschnelle Analysen und Prognosen. Selbstverständlich funktioniert die Einkaufsanforderung in SAP Business One Einkauf nicht nur für ein Produkt, sondern auch für jede benötigte Dienstleistung. So bleiben Sie jederzeit up-to-date, was die Bedarfe Ihres Unternehmens anbelangt und können jederzeit darauf reagieren.
- Mit SAP Business in der Version HANA verfügen Sie über blitzschnelle Analyse- und KI-gestützte Prozesslösungen. Auf Grundlage der Daten optimieren Sie Ihre strategischen Beschaffungs-Prozesse (englisch: Sourcing) und vereinfachen so die tägliche operative Beschaffung (englisch: Procurement). Pro Lieferant und global.
- Dank SAP Einkauf mit SAP B1 in der Cloud haben Sie und Ihre Mitarbeitenden überall sicheren Zugriff auf Ihre Daten. Im Lager können Belege von Lieferanten so direkt geprüft und neue Artikel im System registriert werden. Mitarbeitende im Einkauf haben die Zahlen am Arbeitsplatz in Echtzeit vorliegen.
Ihr starker Partner für SAP Einkauf: Für Beschaffungsprozesse mit Mehrwert
Lernen Sie SAP Business One für Einkauf & Beschaffung kennen und überzeugen Sie sich von weiteren Vorteilen für Ihr Unternehmen: Als SAP Business One Partner stellen wir Ihnen gerne die passenden Lösungen für Ihr Unternehmen vor. Ob auf dem eigenen Server oder mit SAP Business One in der Cloud: Wir beraten Sie umfassend und unterstützen bei der Implementieren modularer Funktionen wie SAP Lagerverwaltung oder SAP Buchhaltung. Von Beschaffung und Einkauf über Verwaltung, Vernetzung bis zum Vertrieb und Verkauf: Das branchenspezifische ERP-System bietet konkrete Lösungen für Ihr Unternehmen. Profitieren Sie von der digitalen Transformation entlang der gesamten Wertschöpfungskette mit Ihrem starken SAP-Partner.