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Integriertes Dokumenten Management System

Dokumentenmanagement mit CKS.DMS-Archiv

Die Herausforderung: Elektronische Dokumentenverwaltung und Archivierung

Alle Unternehmen, Institutionen und Personen, die einer Buchführungs- und Aufzeichnungspflicht unterliegen, müssen sich nach den Richtlinien der GoBD richten. Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern (GoBD) stellt spezielle Anforderungen an die Finanzverwaltung beim Einsatz von IT-Systemen bei der Buchhaltung und bei sonstigen Aufzeichnungen von Geschäftsinformationen.

Die Verordnung gilt zusätzlich für alle Vor- und Nebensysteme der Finanzbuchhaltung, beispielsweise für das eingesetzte Warenwirtschaftssystem. Eine manuelle Verwaltung sämtlicher digitalen Dokumente und Informationen ist aufwendig und kostet Zeit. Durch die händische Bearbeitung der Daten im Archiv durch eine oder mehrere Personen erhöht sich zudem die Gefahr, dass Fehler auftreten. Ohne ein systematisches Dokumentenmanagementsystem mit übersichtlicher Archivierung entstehen Ihnen langfristig wirtschaftliche Verluste.

Die Lösung: Ergänzung von SAP Business One mit CKS.DMS

Wir liefern unseren Kunden mit SAP Business One optional die Ergänzungslösung CKS.DMS und erleichtern damit papier- oder verwaltungsintensive Prozessabläufe. Die datenbankgestützte Verwaltung elektronischer Dokumente ist für Unternehmen und deren Anwender einfach in der Handhabung und in der Pflege. Installation und Bedienung der DMS-Software sind auch für Mitarbeiter ohne Produktkenntnisse problemlos möglich. Zudem erhöht das System im Vergleich zu anderen Produkten am Markt durch geringe Anschaffungs- und Supportkosten die Wirtschaftlichkeit Ihres Unternehmens.

Mit SAP Business One in Verbindung mit dem Dokumentenmanagementsystem CKS.DMS sind Sie auf die GoBD sehr gut vorbereitet!

Datenarchivierung mit System: Dokumenten Management System CKS.DMS

Die tiefe Integration gewährleistet, dass automatisch nach dem Ablegen (Scannen und Drucken) eines Dokumentes im Hintergrund eine Texterkennung und Verschlagwortung erfolgt. Über den Beleg oder Geschäftspartner sind alle Dokumente in einer intelligenten Voransicht aufrufbar, welche zusätzlich durch eine Suchfunktion über das gesamte Archiv erweitert wird.

Für die Archivierung weiterer Belege (wie z.B. MS-Office Dokumente oder Bilder in digitaler Form) stehen einfache Dateiarchivierungsfunktionen zur Verfügung. Diese Dokumente werden nach Möglichkeit mit in die Verschlagwortung einbezogen, um zusätzliche Ergebnisse bei der Archivsuche zu erzielen.

Die wichtigsten Vorteile der Dokumentenmanagement-Software im Überblick:
  • Einfache Installation und intuitive Bedienung des Dokumentenmanagementsystems CKS.DMS ohne vorherige Produktkenntnisse.
  • Verbesserter Workflow durch automatisierte Prozessabläufe, geringer Zeit- und Arbeitsaufwand, zeitgleich Minimierung der Fehlerquote beim Dokumentenmanagement.
  • Einfachste Archivierung mit SAP: Dokumente scannen und archivieren ist ohne aufwendiges Training für jeden Mitarbeiter problemlos möglich.
  • Automatische Texterkennung, Verschlagwortung und Archivierung der Unterlagen von Finanzbuchhaltung, Anlagenbuchhaltung, Lohnbuchhaltung, Kostenrechnungen, Daten des Warenwirtschaftssystem u.v.m.
  • Search & Find: Alle Unterlagen und Daten in der Archiv-Datenbank lassen sich leicht finden, sind jederzeit verfügbar, sofort auslesbar, maschinell auswertbar und werden wenigstens 10 Jahre lang sicher archiviert.

Erfahren Sie weitere Vorteile von SAP für den Mittelstand.

Fazit: Kosten einsparen, Prozesse beschleunigen, Vorschriften einhalten

Das Dokumenten Management System CKS.DMS ist bei der Automatisierung von Geschäftsprozessen in Verbindung mit dem ERP-System SAP Business One der Schlüssel zum Erfolg. Machen Sie Ihr Unternehmen fitter und effizienter! Die Kostenreduzierung für das Handling von Dokumenten wird im Bereich der Personalkosten sofort messbar. Bei gleichen Rahmenbedingungen erreichen Sie eine wesentlich höhere Effizienz und sind schneller als Ihr Wettbewerb.

Mit unserem Dokumentenmanagementsystem realisieren Sie in SAP Business One die GoBD-konforme Archivierung und Bereitstellung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form - ganz nach Vorschrift des Bundesfinanzministeriums - und sind damit auf der rechtlich sicheren Seite.