Alle von SAP veröffentlichten " SAP Business One - Tip of the Week" auf einen Blick.
Tipp-Sammlung SAP Business One - Alle Tipps der Woche
Tip of the Week
Jede Woche veröffentlicht Ari Schapira, SAP Chief Product Owner für SAP Business One einen neuen Tip of the Week zu diesem erfolgreichen Mittelstandsprodukt. Damit Sie nichts verpassen und auch später noch einmal nachlesen können, sammeln wir die Tipps hier für Sie nach Themen sortiert.
Viel Spaß beim Stöbern:
Administration
- Neue Buchungsperiode anlegen
Pünktlich zum Jahres- und/oder Geschäftsjahreswechsel gilt es für das folgende Geschäftsjahr eine neue Buchungsperiode in SAP Business One anzulegen. Wie das geht? Hier ein kleines How To:
- Erweitertes Handling von Dateianhängen
In SAP Business One besteht jetzt die Möglichkeit einzustellen, ob Dateianhänge auch mit dem demselben Namen und ohne sie zu überschreiben, hochgeladen werden können:
- Schreiben Sie Ihren Pfad selbst!
Wenn Sie, statt Klickpfaden zu folgen, lieber direkt zum Zielort springen möchten, können Sie den gewünschten Pfad manuell eingeben:
- Einzelbenutzerverbindung? Ihre Wahl.
Bestimmen Sie selbst welche Einstellungen, während eines SAP B1 Updates, eine Einzelbenutzerverbindung erfordern
- Nie war es einfacher, Entwürfe hinzuzufügen.
Mit den Schaltflächen "Entwurf & Neu hinzufügen" und "Entwurf & Ansicht hinzufügen" können Sie den Stand vieler Dokumente als Entwurf speichern. 
- Anzeige Firma/Instanz in minimierter Taskleiste.
Wenn Sie #SAPBusinessOne für mehrere Unternehmensinstanzen nutzen, wird auch in der Minimierungsinstanz den Firmennamen angezeigt:
- Änderungsprotokoll für Mitarbeiterstammdaten
SAP B1 unterstützt jetzt ein Änderungsprotokoll für die Anpassungen, die auf der Registerkarte "Zugehörigkeit" in den Mitarbeiterstammdaten vorgenommen wurden:
- Dokument per E-Mail verschickt? Status prüfen.
Der neue Dokumentenstatus "Open - E-Mailed" / "Open - Printed, E-Mailed" zeigt, ob ein Dokument per E-Mail gesendet oder auch gedruckt wurde:
- Settings für duplizierte Nutzereinstellungen.
Wählen Sie beim duplizieren von Benutzereinstellungen, welche Formulareinstellungen übernommen werden sollen.
- Neue Funktionen im Alert-Management.
Mit neuen Funktionen im „Alert Management“ von #SAPBusinessOne, können Sie Alarme in Zukunft noch einfacher und effizienter handhaben:
- Erleichterung in der Benutzerverwaltung.
Für eine bessere Übersichtlichkeit führt #SAPBusinessOne die Option ein, gesperrte Benutzer in verschiedenen Fenstern auszublenden.
- Formulare in der UI-Konfiguration finden.
Um im UI-Konfigurationstemplate die anzupassenden Formulare besser aufzufinden, hat #SAP nun eine sortierte Liste der Formulare eingeführt.
- Suchfunktion für Formulareinstellungen.
Mit der neuen Suchfunktion für Formulareinstellungen in SAP Business One wird die Auswahl der Einstellungen erheblich beschleunigt:
- Vom Originaldokument auf dupliziertes Dokument verweisen?
Wenn Sie Elemente Duplizieren können Sie in #SAPBusinessOne einfach einen Verweis auf das Original-Dokument setzen:
- Link-Menü zu relevanten Webseiten und -inhalten anlegen.
Im Fenster "SAP Links - Setup" können Sie ab jetzt Links zu relevanten Webseiten und -inhalten definieren:
- Feintuning des Zugriffs auf Nummerierungsserien.
Nutzen Sie jetzt ein breiteres Spektrum an Benutzerberechtigungen, dank der höheren Anzahl an Nummerierungsgruppen:
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- UDTs im Menü und auf der Startseite sichtbar machen.
Für UDTs mit dem Objekttyp "Kein Objekt" , können Sie entscheiden, ob diese im Hauptmenü und auf der Startseite des Web Clients angezeigt werden sollen:
Geschäftspartner
- Auswahlliste "Alle Währungen" für Geschäftspartner.
Um das Handling der Währungen von GP zu verbessern, können Sie nun eine Standardwährung festlegen und nicht relevanten einzeln ausblenden:
- Geschäftspartneradressen mit fixen Kontaktperson verbinden.
In SAP Business One können Sie zu den jeweiligen Geschäftspartnerinformationen auch fixe Kontaktpersonen festlegen.
- Erweiterung der GP-Referenznummernüberprüfung
Erweiterte GP-Referenznummernprüfung, die Sie an Ihre Anforderungen zur Erhebung externer Kunden- und Lieferantenreferenznummern anpassen können.
Buchhaltung
- Ende des Geschäftsjahres bei der Inv.-Zählung auswählbar.
So können Sie das "Datum des Geschäftsjahres" als Auswahlkriterium für den „Inventurzählungs-Transaktionsbericht“ einrichten:
- Offene Posten Liste erweitern
So können Sie den offene-Posten Bericht bzw. OP-Liste in SAP Business One nach Bedarf um weitere Spalten erweitern.:
Zahlungsverkehr
- Schecksaldo in Geschäftspartnerstammdaten checken.
So können Sie den aktuellen Schecksaldo eine Geschäftspartners direkt in den GP-Stammdaten sehen.
- Erweiterte PDF-Unterstützung für Dokumente!
Erweiterte PDF-Unterstützung für Dokumente, wie zum Beispiel: eingehende oder ausgehende Zahlungsdokumente:
Verknüpfungsplan
- Erweiterung Verknüpfungsplan.
Der Verknüpfungsplan in SAP Business One wurde jetzt zusätzliche um Verknüpfungen zu referenzierten Dokumenten erweitert:
Artikel & Preise
- Neue Berechtigung zur Preiseinsicht nach Discount
Neu eingeführte Berechtigung zur Einsicht von Preisen nach Rabatt in der Bestandsbuchungsliste.
- Neue Berechtigungsgruppen für Preislisten!
Nutzen Sie für Preislisten diese neuen Berechtigungsgruppen, um Ihrem Team die relevanten Berechtigungen individuell zuzuweisen.
- Zahlungsbedingungen mit unabhängigen Preislisten
Mit diesem neuen Kontrollkästchen lassen sich für Zahlungsbedingungen, neben den Standardpreislisten, auch unabhängige Preislisten festlegen:
- Standardkatlognummer für Artikel/GP festlegen.
Für einen Artikel kann es durchaus verschiedene Katalognummern geben. Sie können jedoch eine Standardnummer pro Artikel/Geschäftspartner festlegen.
- Mehrere GP-Katalognummern für Artikel definieren.
Definieren Sie mehrere GP-Katalognummern für solche Artikel, die Sie von mehreren Lieferanten beziehen oder an Großkunden liefern:
- Preislisteninformationen in Belegzeilen anzeigen.
Preislistennummern und -namen werden in zwei zusätzlichen Spalten bei Verkaufs- und Einkaufsbelegen angezeigt:
- Preisupdate bei wiederkehrenden Transaktionen.
Wenn Sie in SAP Business One mit wiederkehrenden Transaktionen arbeiten können, Sie Preisänderungen sofort als aktuellen Preis übernehmen :
Einkauf
- Mehrere zeitgleiche Rahmenverträge für einen Geschäftspartner erstellen
Erstellen Sie In SAP Business One für einen Geschäftspartner mehrere Rahmenverträge für unterschiedliche Zeiträume.
- Bestellung nach Retoure wieder öffnen oder geschlossen lassen
In SAP Business One besteht jetzt die Möglichkeit, eine Bestellung nach einer Retoure auch wieder zu öffnen, oder sie weiter geschlossen zu halten.
- Erweiterung Purchase Request Report
Der "Purchase Request Report" enthält nun mit „Sachkonto“ und „Sachkontoname“ zwei zusätzliche Spalten:
- Flexiblerer Umgang mit Einkaufsangeboten
Zuweisung neuer Gruppennummer für mehrere Einkaufsangebote, die unter der selben Gruppennummer angelegt wurden.
Service
- Irrelevante Informationen in Serviceabrufen ausblenden
Für die Zusammenarbeit mit Dienstleistern haben Sie nun die Möglichkeit, irrelevante Werte innerhalb des Serviceabrufs auszublenden.
Projektmanagement
- Stundenzettel im Web Client anlegen.
Entdecken Sie dafür die neuen Möglichkeiten zur Erstellung und Verwaltung von Time Sheet Stundenzetteln direkt über den Web Client:
- Projekte direkt aus dem Gantt-Chart aktualisieren.
Erweiterte Funktion des Gantt-Diagramms: Projekte können Sie jetzt direkt aus dem Gantt-Diagramm heraus aktualisieren:
Produktion
- Flexibleres Handling von Produktionsaufträgen
Falls in geschlossenen Aufträgen noch Felder aktualisiert werden müssen, wurde zusätzlich eine Option für UDFs in den "Dokumenteinstellungen" hinzugefügt:
Bestandsverwaltung
- Abweichungsrate für Bestandszählungen festlegen.
So legen Sie in SAP Business One einen Grenzwert für die akzeptable Abweichungsrate bei Bestandszählungen fest:
UDFs - Benutzerdefinierte Felder
- UDFs können mit weiteren Objekten verknüpft werden!
SAP erweitert permanent die verfügbaren ,mit UDFs verknüpfbaren, Objekte. Neu dabei: Orte, Staaten, Maßeinheiten, Zahlungsbedingungen und Ressourcen.
Berechtigungen
- Berechtigung zum Duplizieren begrenzen
Mit SAP Business One können Sie, bei Bedarf, die Berechtigung zum Duplizieren von Dokumenten auf bestimmte Benutzer begrenzen:
- Erweiterter Zugriff auf Änderungsprotokolle
SAP Business One ermöglicht zusätzlicher Benutzergruppe den Zugriff auf das Änderungsprotokoll von bestimmten Dokumenten und Transaktionen:
- Mehr Flexibilität für Autorisierungen
Mehr Flexibiltät für Autorisierungen in #SAPBusinessOne durch die Möglichkeit, Nutzern individuelle Berechtigungen auf bestimmte Informationen zu geben.
- Erweiterung Change Log-Funktion auf Benutzergruppen.
Für einen besseren Überblick bei Änderungen, wurde in #SAPBusinessOne die Change Log-Funktion auf Benutzergruppen erweitert:
- Vertretungsregelung für Genehmigungsprozesse.
So legen Sie für Genehmigungsprozesse in SAP Business One einen Vertreter bei Krankheit oder Abwesenheit fest:
Berichte und Abfragen
- Bearbeiten und Umbenennen von Benutzerabfragen
Veränderungen im Unternehmen, erfordern oft angepasste Benutzerabfragen. Um eine effiziente Bearbeitung zu ermöglichen, wurde das Kontextmenü im Query Manager erweitert.
- Zählwidgets für Regelabfragen erstellen
Wenn Sie bestimmte Abfragen häufiger benötigen, können Sie sogenannte Zählwidgets erstellen und Ihrem SAP Business One Fiori-Style Cockpit hinzufügen.
- Berichte mit einem Klick aktualisieren.
Während Sie Finanzberichte betrachten oder auswerten, können schon neue Transaktionen hinzukommen. So aktualisieren Ihren Bericht mit nur einem Klick:
- Erweiterung des Berichts- und Layout-Managers.
Die Erweiterung des Berichts- und Layout-Managers ermöglicht es, das Standard-Drucklayout z.B. für Rechnungen nun zentral für alle Dokumente und Berichte festzulegen.
- Benutzerdefinierte Felder UDF in Berichten.
Die Verwendung von Benutzerdefinierten Feldern in Berichten.:
Web Client
- Einstellungen im Web Client Desktop zurücksetzen
Jeder richtet sich die Startseite des Web Client ganz individuell ein. Die Schaltfläche „Zurücksetzen“ dreht auf Wunsch alle Einstellungen auf den Standard zurück.
- Belege aus dem Web Client teilen.
Ein single Point of Management kann unsere tägliche Arbeit sehr erleichtern. Dafür wird der Web Client permanent erweitert, z.B. mit der Option Verkaufsbelege zu teilen.
- Web Client in Mircrosoft Teams nutzen!
Haben Sie gewusst, dass Sie mit #SAPBusinessOne, wenn Sie Microsoft Teams nutzen, den Web Client direkt in Microsoft Teams starten und verwenden können:
- Mehr Details mit Kartenansichten im Web Client.
Ändert man die Perspektive, eröffnen sich Fakten. Mit der „Kartenansicht“ im Web Client können Sie die vorhandenen Detailansichten ändern oder neue Karten erstellen.
- Verkaufs- und Einkaufschancen im Web Client bearbeiten.
Es lohnt sich, Chancen nach bestimmten Variablen, systematisch zu bewerten. Im Web Client können Sie Verkaufs- und Einkaufschancen erstellen und bearbeiten:.
- Serien- und Chargennummern in Web Client.
Bei der Erstellung von Verkaufsbelegen für Artikel, die über Serien- oder Chargennummern verwaltet werden, ist die Auswahl der spezifischen Nummern im Web Client ganz einfach:
- Individualisierungsmöglichkeiten im Web Client.
Der Web Client bietet viele Möglichkeiten der Individualisierung. Über verfügbare Filtereinstellungen, können Sie den Filter verfeinern sowie Spalten und Reihenfolgen anpassen:
- Lernen Sie mit dem neuen Web Client Assistent.
Lassen Sie sich mit dem neuen Web Client Assistent durch die Vielfalt der Funktionen, die modernisierte Oberfläche und die Anpassungsmöglichkeiten führen:
- Layoutauswahl in Dokumentenvorschau des Web Client.
In der Vorschau für offizielle Dokumente im Web Client, haben Sie die Möglichkeit das Layout aus der Liste aller für dieses Objekt erstellten Crystal Report-Layouts zu wählen:
- Microsoft 365 jetzt auch im Web Client!
Im Web Client wird nun, neben der bereits integrierten Microsoft Excel Exportfunktion, auch die Integration zu Microsoft 365 unterstützt:
- Web Client: Zeilen in Dokumenten konfigurieren.
Wie wir Anwendungen bevorzugt nutzen, ist sehr individuell. Im Web Client lassen sich viele kleine Anforderungen sofort per Drag and Drop, Duplizieren oder Löschen anpassen:
- Mehr Details in Web Client Diagrammen.
Nutzen Sie im Web Client die Möglichkeit, bei erstellten Diagrammen wichtige Details schnell und einfach per Mouseover einzusehen, um den Kontext zu vertiefen.
- Erweiterte Funktionen in den Geschäftspartner-Stammdaten.
Ein neuer Menüpunkt "Erstellen" wurde in den Geschäftspartner-Stammdaten des Web Client hinzugefügt: