Für SAP Business One ist „Connectivität“ schon seit langem ein integraler Bestandteil des Produkts. Kaum eine andere Lösung, für kleine und mittelständische Unternehmen, verfügt über ein so flexibles und leistungsstarkes Mittel zur Integration und Erweiterung. Allerdings benötigte man bislang für all die möglichen, kundenspezifischen Entwicklungen, spezialisierte Berater mit viel Know How rund um Prozesse und Plattformen.
Inzwischen wünschen sich jedoch viele Kunden eine Standardlösung, die eher die grundlegenden Anforderungen abdeckt und dafür einfacher einzurichten ist. Mit dem SAP Business One Integration Hub wurde deshalb eine Art Abstraktionsebene hinzugefügt, die die technische Komplexität erheblich verringert und die dank vorgefertigter SAP-Integrationsszenarien auch ohne technische Kenntnisse, mit wenigen Klicks, live zu setzen ist. Wie schnell die Einrichtung funktioniert, zeigen wir Ihnen Schritt für Schritt.
Einfaches Setup für Shopify via Administrationskonsole
Öffnen Sie zuerst die Administrationskonsole des SAP Business One Integration Hub und klicken Sie dann auf den „+“ Button. In der nun folgenden Auswahl an verfügbaren Applikationen wählen Sie Shopify und drücken dann „Start“.
Jetzt können Sie alle relevanten Verbindungsparameter festlegen. Wählen Sie dazu zuerst Ihre SAP Business One System ID über das Dropdown Menü, links im Fenster, aus. Sofern Sie die Informationen zur SID noch bearbeiten möchten, klicken Sie auf „Bearbeiten“, andernfalls testen Sie einfach direkt die Verbindung über den entsprechenden Button.
Um nun im Gegenzug die Verbindung zu Ihrem Online-Shop herzustellen, hinterlegen Sie rechts im Fenster Ihre Shopify ID. Klicken Sie dazu auf „Auswahl“ und tragen Sie den Systemnamen, die Shop-URL, den API-Schlüssel und Ihr Kennwort in dem sich öffnenden Fester ein. Jetzt noch speichern und auch hier bitte gleich die Verbindung überprüfen.
Der erste Schritt ist damit geschafft. Die Verbindungen sind nun geprüft und in Ordnung. Klicken Sie jetzt auf „Weiter“. Damit öffnet sich die Auswahl aller verfügbaren Integrationsszenarien. Hier ist bereits voreingestellt, in welche Richtung der Datenaustausch erfolgt und welche Felder aus beiden Systemen gemappt werden (Klick auf Mappingfields). Wenn gewünscht, können Sie hierzu auch Änderungen vornehmen.
Wenn Sie auch hier alles geprüft und fertig gestellt haben, bitte wieder auf „Weiter“ klicken. Damit starten Sie die Vorbereitung des Deployment-Prozesses. Sobald die Vorbereitungen abgeschlossen sind, können Sie mit nur einem Klick das Deployment starten. Sie erkennen die erfolgreiche Ausführung an der grafisch dargestellten Verbindung zwischen Integration Hub und Shopify. Wenn Sie zusätzlich in die Template Übersicht wechseln, erscheint auf dem Shopify Template ein grünes Connectivity Tag.
Mapping der Shopify Einstellungen in SAP Business One
Verlassen wir die Administrationskonsole und melden Sie sich nun neu in SAP Business One an. Sie sehen in der Statusleiste am linken unteren Rand, dass die Verbindung mit Shopify ausgeführt wird. Sobald die Ausführung vollständig erledigt ist, müssen Sie in dem sich öffnenden Fenster mit „Ja“ den Neustart von SAP Business One bestätigen. Ist die Neuanmeldung erfolgt, finden Sie im Administrationsbereich unter „Integration Hub“ und „Feature Aktivierung“ die aktivierte Shopify Verbindung.
Öffnen Sie nun den Menüpunkt Shopify Settings. Hier können Sie Einstellungen für Allgemeine, Zahlungs-, Standort- oder Lieferbedingungen sowie Alarme einrichten.
Gehen Sie die Einstellungen Schritt für Schritt durch und legen Sie die Details zu Kundendaten, Artikel, Fracht oder der Zahlungsart fest. Mappen Sie so zum Beispiel die Zahlungsarten aus Shopify mit den hinterlegten Zahlungsmethoden in Ihrer SAP Business One Installation.
Für das Location- oder Lagerort-Mapping, klicken Sie im entsprechenden Reiter auf „Location abrufen“ und wählen Sie den gewünschten Lagerort aus, um diese dann mit der korrespondierenden SAP Business On Location zu matchen. Ebenso gehen Sie auch für das Mapping der Versandmethode im nächsten Reiter vor.
Im nächsten Schritt öffnen Sie den Reiter Alarme und können wählen, für welchen User Sie welche gewünschten Alarme individuell festlegen möchten.
Zum Schluss fehlt noch die Synchronisation Ihrer Artikel. Klicken Sie in diesem Reiter rechts unten auf „Artikel für Synchronisation auswählen“ und legen Sie im sich öffnenden Fenster fest, welche Produkte oder Produktgruppen von SAP Business One zu Shopify synchronisiert werden sollen.
Datensynchronisation zwischen Shopify und SAP Business One
Damit ist alles für die Synchronisation vorbereitet. Klicken Sie jetzt für die Ausführung auf „Initialisierung“. Der Austausch startet und das System meldet in Statusleiste am linken unteren Rand, wenn alles fertig angelaufen ist. Jetzt können Sie über den Button „Status“ den Verlauf der Synchronisation verfolgen.
Nach erfolgreichem Abschluss prüfen Sie zur Sicherheit beispielsweise in den Artikelstammdaten in SAP Business One, ob im Reiter „Integration Hub“ eine bestehende Verbindung zur entsprechenden Shopify ID vorhanden ist. Prüfen Sie so ebenfalls, ob alle Lagerbestände und Kundenstammdaten synchronisiert wurden.
Ist alles fertig eingerichtet, sind Sie startklar. Nun können Sie noch wählen, in welchen Abständen die Synchronisation der Daten zwischen beiden Systemen automatisch erfolgen soll. Täglich, wöchentlich oder zu ganz bestimmten Terminen? Gehen Sie dazu noch einmal im Hauptmenü unter „Integration Hub“ -> „Shopify Settings“ und dann auf „Synchronisation“. Wählen Sie über „Datentyp“ aus, welche Liste Sie synchronisieren möchten und legen Sie anschließend, Häufigkeit, Tag oder Uhrzeit fest. Jetzt müssen Sie nur noch alles für jeden Datentyp individuell speichern und es kann losgehen.
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