Open-Source-ERP vs. Closed-Source-ERP: Welche ist die beste Lösung? -

Effektive Workflows, transparenter Informationsaustausch, vereinfachte Geschäftsprozesse und Controlling - Unternehmen jeder Größe profitieren von einer ERP-Lösung. Da die Entscheidung für die Implementierung der ERP-Software allerdings auch eine finanzielle Investition bedeutet, greifen einige Firmen auf die lizenzfreie Variante zurück. Was vordergründig zunächst Kosten spart, kann schnell teurer werden als eine kommerzielle Software. Wir haben Open-Source-ERP und Closed-Source-Lösung verglichen und helfen Ihnen, die richtige Wahl zu treffen!

Jede Branche kann von ERP-Systemen profitieren

Die Implementierung von ERP-Systemen ist mit Aufwand für jedes Unternehmen verbunden. Aber es lohnt sich! ERP ist die Abkürzung für Enterprise-Resource-Planning und bezeichnet die unternehmerische Aufgabe, alle Ressourcen eines Unternehmens bedarfsgerecht zu planen und einzusetzen. Eine integrierte Software-Lösung kann entscheidend weiterhelfen, Arbeitsabläufe zu optimieren und Produktivität, Effizienz und Umsatz zu steigern.

Doch bevor die Abläufe in einer Firma mit solch einem ERP-System zentralisiert und vereinfacht werden können, müssen sowohl zeitliche, personelle als auch finanzielle Vorleistungen erbracht werden. Aus der Erfahrung heraus lohnt sich dieser Aufwand jedoch in jedem Fall. Denn ist das ERP-System einmal vorhanden, werden Arbeitsabläufe optimiert, Produktivität und Effizienz gesteigert, Kosten verringert und im Endeffekt auch der Umsatz gesteigert.

ERP-Systeme können integrierte Lösungen für jede Branche bieten, denn durch verschiedene Module oder Add-ons werden sie den jeweiligen Ansprüchen und kundenspezifischen Wünschen angepasst. Vor der Investition in ERP stehen kleine, mittlere und auch große Unternehmen allerdings vor der Frage, welches der verfügbaren Modelle für Sie die richtige Wahl ist. Diese Modelle betrachtet die nachfolgende Begriffserklärung.

Was bedeutet Open-Source-Software?

Eine Open-Source-Software wird als solche bezeichnet, da der Quellcode öffentlich zugänglich ist. Die Verwendung dieser Software ist in der Regel ohne die Entrichtung von Lizenzgebühren möglich. Anwender laden den Code herunter und sind somit in der Lage, das ERP-System bzw. jede andere Open-Source-Software zu verwenden. Entwickler können daraufhin die Open-Source-ERP-Lösung nach den Anforderungen des jeweiligen Unternehmens beliebig verändern und auch neue Versionen, die dabei entstehen, weiterverbreiten. Das Gegenteil einer Open-Source-Software ist die sogenannte Closed-Source-Software oder auch kommerzielle Software. Solche ERP-Lösungen erfordern das Zahlen von Lizenzgebühren - ob als einmaliger Betrag oder im Abonnement.

Wer kann Open-Source-ERP einsetzen?

Genau wie Closed-Source-ERP-Systeme sind die Open-Source-Varianten für jede Unternehmensgröße einsetzbar. Mit Modulen unter anderem für die Planung der Waren- und Materialwirtschaft, Einkauf, Produktion, Projekte, Finanzen, Online-Handel, Vertrieb sowie Customer-Relationship-Management sind die meisten Open-Source-ERP-Systeme im Browser und geräteübergreifend aufrufbar. Um die Investition in Lizenzen zu sparen, erscheint ein Open-Source-ERP zunächst vor allem für weniger finanzstarke kleinere Unternehmen als attraktive Möglichkeit.

Was sind die Vorteile einer lizenzfreien Lösung?

Unternehmen in der ganzen Welt nutzen ERP-Lösungen, um Abläufe zu zentralisieren, transparenter für Mitarbeiter und damit auch für Kunden zu werden, realistische Prognosen zu generieren und die Produktivität zu steigern. Dabei greifen einige auch auf die Vorteile von lizenzfreien ERP-Systemen zurück, die direkt von den Anbieter-Seiten aus dem Internet geladen werden können.

  • Kosten: Der präliminäre Kostenfaktor bei der Implementierung ist der offensichtlichste Vorteil eines Open-Source-ERP. Ohne Lizenzkosten sind erhebliche Einsparungen möglich, die vor allem für kleinere und mittlere Unternehmen einen immensen finanziellen Aufwand bedeuten können.
  • Flexibilität: Mit einem ERP, das sich aufs Wesentliche konzentriert, sind eigene Anpassungen möglich. Somit kann das System ganz auf die Bedürfnisse Ihrer Branche und Ihres Unternehmens zugeschnitten werden, ohne scheinbar unnötigen Ballast.
  • Unabhängigkeit und Kreativität: Das Open-Source-System, seine Modul-Anpassung und der gesamte Inhalt sind im Besitz Ihres Unternehmens. Das führt zu mehr Unabhängigkeit von kommerziellen ERP-Providern. Somit können Sie kreativ sein und Module für unternehmensspezifische Prozesse einfließen lassen, die andere ERP-Entwickler eventuell nicht anbieten.
  • Kontrolle durch viele Entwickler: An Open-Source-Software darf jeder mitarbeiten. Dass viele Entwickler ein Auge auf den Quellcode haben, kann Fehler vermeiden, sich positiv auf die Entwicklung und die Qualität der Software auswirken.

Entwickler Open-Source-ERP

Welche Nachteile haben Open-Source-ERP?

Andererseits liegt sicher auch ein Körnchen Wahrheit in der Redewendung: “Viele Köche verderben den Brei.” Was von einigen als Vorteil einer Open-Source-Lösung angesehen wird, muss sich ebenfalls der Kritik stellen. Die Nachteile von Open-Source-ERP-Software im Überblick:

  • Versteckte Folgekosten: Auch wenn keine Lizenzgebühren entrichtet werden müssen, ist die Implementierung einer Open-Source-ERP-Lösung zumeist nicht kostenfrei. Die Anpassung auf Ihre Bedürfnisse kann durch eigene Inhouse-Entwickler oder ausgelagerte IT-Anbieter erfolgen. Beide müssen von Ihnen bezahlt werden. Die Anpassung und regelmäßige Wartung des Systems verursacht einen finanziellen Aufwand, der bei der Entscheidung für ein Open-Source-System teils schwierig abzuschätzen ist.
  • Fehlende Einführungsmethode: Und wenn es darüber hinaus auch keine standardisierte Einführungsmetode zur Implementierung gibt, scheitern Einführungsprojekte regelmäßig an ungenauer Planung und mangelndem Projektmanagement.
  • Eingeschränkte Nutzerzahl: Wie viele User eine kostenfreie Lizenz gleichzeitig nutzen können, hängt vom jeweiligen Open-Source-ERP ab. Soll Ihre Firma in der nächsten Zeit stark wachsen? Dann ist es ratsam, dies bereits in die Entscheidung für eine ERP-Lösung mit einzubeziehen. So vermeiden Sie den Aufwand nach wenigen Jahren nochmals ein neues System implementieren zu müssen.
  • Fehlerbehebung: Da der Quellcode öffentlich zugänglich ist, kann der Provider nicht für Systemfehler, die Ihrem Unternehmen eventuell Schaden zufügen, zur Verantwortung gezogen werden. Auch die Behebung dieser Fehler kann dem Anbieter nicht aufgebürdet werden. Ein genauer Check durch Experten, ob das zu implementierende System für Ihre Zwecke tauglich ist, ist deshalb unerlässlich.
  • Fehlende Entwicklungsplanung und Roadmap: Der Anbieter einer Open-Source-Software ist ebenfalls nicht verantwortlich für die Planung der Weiterentwicklung, Implementierung oder die Schulung der Mitarbeiter, die künftig damit umgehen müssen. Hier brauchen Sie externe Hilfe bzw. den Support Ihrer internen IT-Abteilung, falls diese vorhanden ist. Bedenken Sie dabei: Soll ein Open-Source-ERP von den hauseigenen Programmierern weiterentwickelt und implementiert werden, fallen diese für einen gewissen Zeitraum für alle weiteren IT-Maßnahmen Ihres Unternehmens aus.
  • Systeme sind teils unterkomplex: ERP-Systeme müssen komplex sein, da sie eine Vielzahl von Funktionen für ein Unternehmen zusammenführen. Open-Source-ERP fehlt es allerdings häufig an essentiellen Basisfunktionen, die für jede Art der Anwendung nötig sind. Besonders wichtig zu beachten sind dabei die oft fehlenden steuerlichen und sprachlichen Landeslokalisierungen. Somit kann ein Einsatz in anderen Ländern, mit anderen System-Sprachen (für ausländische Mitarbeiter oder fremdsprachige Belege) und der nach Buchführungsgrundsätzen korrekte Einsatz von Wechselkursen beim Umgang mit Fremdwährungen gar nicht erfolgen. Daraus resultiert ein höherer Anpassungsaufwand und zusätzliche Kosten.
  • Ungewissheit: Je nachdem, wie populär das Open-Source-ERP ist, für das Sie sich entscheiden, gibt es eine größere oder kleinere Entwickler-Community, die daran mitarbeitet. Die Faustformel dabei ist: Je beliebter das System, desto mehr Entwickler gibt es, die Ihnen im Zweifelsfall zur Seite stehen können, wenn Sie Probleme mit dem System haben. Diese Ungewissheit, ob das System vernünftig gepflegt und weiterentwickelt wird, macht die Investition in ein Open-Source-ERP riskant. Es besteht einerseits immer die Gefahr, dass ein zu nischiges Systemprojekt von der Community einfach fallen gelassen und nicht mehr weiterentwickelt wird oder sogenannte BETA- Versionen, also Entwicklungsversionen, sind nicht immer eindeutig als solche zu erkennen und enthalten häufig noch fehlerhafte Abläufe.
  • Open wird Closed Source: Schlussendlich ist es durchaus schon vorgekommen, dass ein ERP-System, das als Open Source auf den Markt kommt, durch User-Feedback und Verbesserungen durch die Entwickler, so ausgeklügelt ist, dass jemand die Rechte kauft und neue Nutzer zur Kasse bittet. In solch einem Fall ist es dann zwar noch möglich, ältere Versionen kostenfrei zu nutzen, Weiterentwicklungen und der Support werden allerdings kostenpflichtig.

Unternehmen entscheiden zwischen Closed- und Open-Source-ERP

Warum kann eine Closed-Source-ERP-Software die bessere Lösung sein?

Auch wenn die laufenden Kosten eines Closed-Source-ERP vielleicht auf den ersten Blick hoch erscheinen, profitieren Sie langfristig von der Erfahrung von großen ERP-Anbietern wie SAP. Die Vorteile:

  • Wenig Anpassung nötig: Im Gegensatz zu vielen Open-Source-ERP decken etablierte Systeme viele Unternehmensanforderungen bereits von vornherein ab. Das macht spezifische Anpassungen, z.B. von Modulen, einfacher und senkt dadurch den finanziellen Aufwand.
  • Technisch ausgereift: Oftmals fallen diese Anpassungen aufgrund der technischen Ausgereiftheit des Systems auch ganz weg. Selbst wenn Ihr Unternehmen wächst und sich die Anforderungen an Ihr ERP-System ändern, ist das Beibehalten der Plattform möglich, indem Module und User einfach hinzugebucht werden.
  • Modern und aktuell: Dank regelmäßiger Updates, Weiterentwicklungen und Wartungen durch den Hersteller stellen Sie sicher, dass Sie immer mit einem modernen und aktuellen System arbeiten, das zudem allen Anforderungen zu Datenschutz und Datensicherheit entspricht. Eine durchgängige Entwicklungsplanung und Roadmap sichert dabei die Investition ab und bietet ein perfektes Life-Cycle-Management
  • Kostengünstige Lösungen: Mittlerweile bieten Closed-Source-Software Anbieter auch leistungsstarke und günstigere cloudbasierte Lösungen für kleine und mittlere Unternehmen, die zu ihrem Kostenrahmen passen und sich so schnell bezahlt machen. Die mitgelieferte Einführungsmethode zur Implementierung rundet als zusätzliches “Sicherheitskonzept” das Angebot ab.
  • Flexibel und effizient: Denn durch den Zugriff auf Ihre Daten in der Cloud arbeiten Sie effizienter, kostengünstiger, flexibler, nachhaltiger und von beliebigen Standorten aus.

Open Source oder Closed Source: Wofür entscheiden Sie sich?

Beide Varianten einer ERP-Lösung sollen - wenn korrekt implementiert - unternehmensinterne Prozesse extrem vereinfachen. So können Ihre Mitarbeiter effektiver zusammenarbeiten, was sich langfristig in den Geschäftszahlen niederschlägt.

In vielen Fällen haben Open-Source-ERP-Lösungen jedoch nicht die erforderlichen Funktionen, um die spezifischen Ansprüche der Unternehmen, in denen sie eingesetzt werden sollen, zu erfüllen. Sie kommen oft nur für Kleinstunternehmen mit sehr einfachen Prozessen oder Firmen mit großer IT-Abteilung überhaupt infrage. Denn was zunächst wie ein kostengünstiges Paket an lizenzfreier Software aussieht, kann schnell durch zusätzlich nötige Programmierarbeit und eingesetzten Personenstunden zur Kostenexplosion führen.

Kommerzielle Software-Anbieter hingegen garantieren von vornherein ausgereifte ERP-Lösungen, bei denen die Kunden von stetiger Weiterentwicklung sowie Support und Service profitieren. Mit einem Closed-Source-ERP strukturieren Sie Ihre Geschäftsprozesse langfristig und nachhaltig. So erleben Sie keine Überraschungen und können auf Sicherheit für Ihr Unternehmen bauen. Das macht die Closed-Source-Lösung für die meisten zur besseren Wahl.

 


 

Bei der Entscheidung für ein ERP-System stehen Ihre und die Ansprüche Ihres Unternehmens an erster Stelle. Es lohnt sich, gut abzuwägen, ob ein Closed-Source-ERP oder die Open-Source-Variante für Ihre Firma die richtige Lösung ist. Mehr als 172.000 Unternehmen weltweit nutzen bereits die ERP-Lösungen von SAP wie SAP Business One. Haben Sie mit Ihrem kleinen und mittelständischen Unternehmen Fragen zu Funktionen, Möglichkeiten oder Kosten?

 

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