Wer mit SAP Business One arbeitet, weiß: Eine effiziente Buchhaltung ist der Schlüssel zu einem gut funktionierenden Unternehmen. Besonders in der Kreditorenbuchhaltung kostet das manuelle Sortieren und Prüfen von Dokumenten nicht nur Zeit, sondern ist auch fehleranfällig. Genau hier setzt Candis, die smarte Ergänzunglösung für zu SAP Business One, an. Eine der spannendsten Funktionen: die automatische Erkennung von Dokumententypen mittels künstlicher Intelligenz.
Was bedeutet „automatische Dokumentenerkennung“?
Candis nutzt KI, um Dokumente – z. B. Eingangsrechnungen, Gutschriften oder Mahnungen – beim Hochladen vollautomatisch zu klassifizieren. Der große Vorteil: Nutzer müssen den Dokumententyp nicht mehr manuell zuweisen. Das spart wertvolle Zeit und vermeidet typische Fehlerquellen in der Verarbeitung.
Ein Beispiel aus der Praxis: Ein mittelständisches Handelsunternehmen erhält täglich über 50 Lieferantenrechnungen – per E-Mail, als PDF oder als E-Rechnung. Bisher mussten diese Dokumente manuell sortiert und zugewiesen werden. Mit Candis geschieht das im Hintergrund: Die Lösung erkennt automatisch, ob es sich um eine Rechnung, eine Gutschrift oder einen sonstigen Beleg handelt – ganz ohne Eingriff durch den Anwender.
Welche Dokumententypen erkennt Candis?
Candis erkennt aktuell automatisch die folgenden Belegarten – unabhängig davon, ob sie per E-Mail eingehen, als PDF hochgeladen oder als strukturierte E-Rechnung vorliegen:
- Rechnungen
- Gutschriften
- Mahnungen
- Sonstige Dokumente (z. Angebote, Lieferscheine etc.)
Diese Differenzierung ermöglicht es dem System, passende Workflows für jeden Dokumententyp anzustoßen – z. B. Freigabeprozesse, Archivierung oder Export ins ERP-System.
Wie funktioniert die automatische Erkennung?
Die Technologie hinter Candis basiert auf einem trainierten KI-Algorithmus, der auf Millionen von Rechnungsdaten geschult wurde. Sobald ein neues Dokument hochgeladen wird, analysiert das System:
- Struktur & Layout des Dokuments
- Sprachliche Inhalte (z. Schlagworte wie „Rechnung“ oder „Gutschrift“)
- Datenfelder wie Rechnungsnummer, Beträge oder Umsatzsteuer
Auf dieser Basis trifft Candis mit hoher Genauigkeit eine Entscheidung über den Typ des Dokuments. Sollte es einmal Unklarheiten geben, bietet das System die Möglichkeit, manuell zu korrigieren – das System „lernt“ daraus für zukünftige Vorgänge.
Wichtig zu wissen: Wird der Dokumententyp einmal nicht eindeutig erkannt, ordnet Candis das Dokument standardmäßig als Rechnung ein. Der Hintergrund: Der Großteil der verarbeiteten Belege in Candis sind tatsächlich Rechnungen – daher erfolgt die automatische Zuordnung zum wahrscheinlichsten Workflow. Selbstverständlich lässt sich die Klassifizierung bei Bedarf jederzeit manuell anpassen.
Mehr als nur Erkennung – Ein Gewinn für den gesamten Workflow
Die Vorteile für Unternehmen liegen auf der Hand:
- Weniger manuelle Arbeit bei der Dokumentenklassifizierung
- Reduzierte Fehleranfälligkeit bei der weiteren Verarbeitung
- Beschleunigte Workflows in der Buchhaltung
- Schneller Überblick über alle Belege
Gerade in Kombination mit SAP Business One sorgt Candis für eine durchgängige digitale Prozesskette – von der Dokumentenerkennung bis zur Buchung.
Sicherheit & Datenschutz: Vertrauen durch zertifizierte Infrastruktur
Die automatische Verarbeitung sensibler Unternehmensdokumente erfordert höchste Sicherheitsstandards – insbesondere, wenn KI im Spiel ist. Candis begegnet dieser Verantwortung mit einem ganzheitlichen Sicherheitskonzept:
Unsere KI-gestützte Dokumentenklassifizierung ist durch ein strenges Data Fencing abgesichert.
- Alle Daten werden ausschließlich innerhalb der EU verarbeitet.
- Ihre Daten werden nicht für das maschinelle Lernen verwendet.
- Die Einhaltung aller relevanten Finanz- und Datenschutzvorschriften ist vollständig gewährleistet.
Unternehmen können individuelle Zugriffsrechte definieren und behalten jederzeit volle Kontrolle über ihre Dokumente. Für Sie bedeutet das: Automatisierung ohne Risiko – mit maximaler Transparenz, Datenschutz und Compliance.
Automatisierung, die sich wirklich lohnt
Die automatische Erkennung von Dokumententypen in Candis ist kein technisches Gimmick – sondern ein echter Produktivitätsbooster. Für Unternehmen, die ihre Buchhaltung modernisieren, Abläufe verschlanken und Fehlerquellen eliminieren möchten, ist diese Lösung ein klarer Schritt nach vorn. In Verbindung mit SAP Business One wird daraus ein durchgängig digitaler Prozess – sicher, effizient und zukunftsfähig.
