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FAQ zur E-Rechnungspflicht – Was mittelständische Unternehmen mit SAP Business One über die Umstellung wissen sollten -

Die E-Rechnung kommt! Ab dem 1. Januar 2025 wird die E-Rechnungspflicht auf den B2B-Bereich ausgeweitet. Was bedeutet das für die Unternehmen? Mit Inkrafttreten der neuen Rechtslage müssen Unternehmen ab dem 1. Januar 2025 in der Lage sein, E-Rechnungen in einem bestimmten Format elektronisch zu empfangen. Das bringt nicht nur Vorteile, sondern auch Herausforderungen mit sich. Aber keine Sorge - wir haben die wichtigsten Informationen für Sie zusammengefasst.

FAQ zur E-Rechnungspflicht

Die gesamten FAQ zum Thema unter www.cosib.de:

>>> FAQ E-Rechnungspflicht 2025

Was ist eine E-Rechnung?

Die E-Rechnung ist mehr als nur ein PDF. Es handelt sich um eine maschinenlesbare XML-Datei, die automatisiert verarbeitet werden kann. Diese Automatisierung spart nicht nur Zeit und Kosten, sondern reduziert auch die Fehlerquote. Das bedeutet: Weniger manuelle Eingaben, weniger Papier und weniger Aufwand. Die E-Rechnung wird bereits heute im Geschäftsverkehr mit öffentlichen Behörden verwendet und wird ab 2025 auch im B2B-Bereich verpflichtend sein.

Welche Vorteile bringt die E-Rechnung?

Die Vorteile der E-Rechnung liegen klar auf der Hand:

  • Zeit- und Kosteneinsparung: Die automatisierte Verarbeitung von Rechnungen spart Zeit und minimiert manuelle Fehlerquellen.
  • Fehlerreduktion: Da E-Rechnungen maschinenlesbar sind, reduziert sich die Wahrscheinlichkeit von Fehlern durch manuelle Eingabe.
  • Rechtssicherheit: E-Rechnungen erfüllen alle gesetzlichen Anforderungen und sorgen für eine revisionssichere Archivierung. Formate wie XRechnung und ZUGFeRD gewährleisten die Einhaltung dieser Anforderungen.

Herausforderungen für KMU

Die Umstellung auf E-Rechnungen bedeutet für KMU, dass sie ihre internen Prozesse anpassen müssen. Das kann eine gewisse Anfangsinvestition in IT-Lösungen und Schulungen bedeuten. Aber langfristig bietet die E-Rechnung die Möglichkeit, Abläufe effizienter zu gestalten und Ressourcen besser zu nutzen. Unternehmen sollten frühzeitig beginnen, passende Softwarelösungen zu implementieren, um den Übergang so reibungslos wie möglich zu gestalten.

Formate der E-Rechnung: XRechnung und ZUGFeRD

In Deutschland gibt es zwei Hauptformate für E-Rechnungen: XRechnung und ZUGFeRD. Während die XRechnung ab 2025 im B2B-Bereich verpflichtend wird, bleibt ZUGFeRD eine flexible Alternative. Es kombiniert ein menschenlesbares PDF mit der maschinenlesbaren XML-Datei und ist besonders dann sinnvoll, wenn eine Mischung aus automatisierter Verarbeitung und visueller Kontrolle gewünscht ist.

Erstellung und Versand von E-Rechnungen

E-Rechnungen können auf verschiedene Arten erstellt werden. Viele Unternehmen nutzen ERP-Systeme wie SAP Business One, die bereits heute oder in Kürze integrierte E-Rechnungslösungen bieten. Alternativ gibt es Webportale wie das ZRE, über die E-Rechnungen manuell erstellt werden können. Auch externe Dienstleister bieten Lösungen an, um den gesamten Prozess der Rechnungserstellung und -übermittlung zu übernehmen.

Der Versand einer E-Rechnung erfolgt typischerweise per E-Mail oder über Webportale. Eine europaweit genutzte Alternative ist das kostenpflichtige PEPPOL-Netzwerk, das einen sicheren Datenaustausch ermöglicht.

Zusatzlösungen für automatisierte E-Rechnungsverarbeitung und GoDB gerechte Archivierung

Im Zuge der ohnehin notwendigen Anpassungen zur Erfüllung der E-Rechnungspflicht lohnt es sich, auch einen Blick auf spezifische Tools wie Candis zu werfen, die die Rechnungsverarbeitung automatisieren und Freigabe- und Buchungsprozesse effizienter gestalten.

Candis ist eine Plattform zur Eingangsrechnungsverarbeitung, die Unternehmen bei der Automatisierung und Optimierung ihrer Prozesse unterstützt und zugleich ein GoDB konformes Archiv dieser Rechnungsdokumente zur Verfügung stellt. Hier ein Auszug zu den 3 häufigsten Fragen zur Nutzung von Candis:

  • Kann die interne Archivierung von Belegen bei Nutzung von Candis entfallen?
    Ja, da Candis die Belege GoBD-konform archiviert, kann die interne Archivierung im Unternehmen überflüssig werden. Die Daten bleiben sicher und rechtssicher aufbewahrt.
  • Bietet Candis einen direkten Abgleich mit internen SAP-Belegen wie Bestellungen?
    Ja, Candis ermöglicht den Abgleich von Rechnungen mit Bestellbezug, sodass Unternehmen sicherstellen können, dass die Rechnungen korrekt und vollständig sind.
  • Greift Candis auf kundenspezifische Daten wie Kontenrahmen oder Steuerschlüssel zu?
    Ja, die in Candis erfassten Belegdaten synchronisieren sich automatisch mit den Bestell- oder Auftrgsdaten die im ERP system gespeichert sind, was die nahtlose Integration und Verarbeitung der Daten ermöglicht.

Nutzen Sie die Umstellung als Chance

Auch wenn die E-Rechnungspflicht zunächst wie eine große Umstellung erscheint, bietet sie langfristig viele Vorteile. Unternehmen, die jetzt handeln, können Zeit und Ressourcen sparen und von den Effizienzgewinnen profitieren. Tools wie Candis bieten zusätzlichen Mehrwert, insbesondere bei der Automatisierung von Eingangsrechnungen. Nutzen Sie unsere FAQ und die verfügbaren Lösungen, um die Umstellung erfolgreich zu meistern und die Vorteile der E-Rechnung voll auszuschöpfen!

Unser Beraterteam unterstützt Sie gern bei der Umsetzung der Anforderungen. Kontaktieren Sie uns!

 

 

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