Viele Online-Händler starten mit einem kleinen Business und wachsen im Laufe der Zeit. Anfangs sind die Abläufe händisch noch gut zu managen. Ab einem gewissen Bestellvolumen und Artikelspektrum stoßen manuelle Prozesse schnell an ihre Grenzen. Ein Lösungsweg ist in diesem Fall die Einführung einer ERP-Software, die in jedem Fall reibungslos mit dem Shop-System zusammenarbeitet. Andernfalls entstehen unterschiedlichste Herausforderungen.
In diesem Artikel beschreiben wir, wie wichtig ERP im eCommerce ist und welche Vorzüge durch eine Verbindung beider Systemwelten entstehen.
Eine fehlende Connection zwischen Shop und ERP birgt viele Schwierigkeiten
Ab einer bestimmten Größenordnung benötigt jeder Online-Händler ein ERP-System, um Bestände zu managen, Kundeninformationen zu verwalten, Aufträge effizient abzuwickeln und einen guten Service zu bieten. Wer solch ein System einführt, ohne auf die Vernetzungsmöglichkeiten mit dem bestehenden Online-Shop oder zu genutzten Online Marktplätzen zu achten, schafft jedoch nicht die optimale Lösung. Denn können die Daten nicht automatisch zwischen diesen Systemwelten fließen, müssen sie doppelt oder dreifach gepflegt werden. Dies verursacht einen hohen Zeitaufwand, bindet Ressourcen und verursacht Fehler. Zudem sind die Bestände und Kundendaten möglicherweise nicht synchron, wodurch die Customer Experience negativ beeinflusst wird.
Wenn ein ERP im eCommerce eingesetzt wird, dann sollte das vorhandene Shopsystem möglichst nahtlos an das ERP angebunden werden können. Eine professionelle ERP-Lösung, die diese Anforderungen erfüllt und zudem viele weitere Features für kleine und mittelständische Online-Händler bietet, ist beispielsweise SAP Business One.
Diesen Mehrwert bietet ein ERP im eCommerce
Ein ERP wie SAP Business One fungiert als zentrale Plattform, die alle Vorgänge im Unternehmen steuert und vereinfacht. Viele Prozesse lassen sich mit der Software einfach automatisieren. Zudem werden mithilfe des ERP-Systems sämtliche Informationen in aktueller Form an einem zentralen Ort bereitgestellt. Durch dieses hohe Maß an Transparenz lassen sich Kunden besser bedienen und Entscheidungen fundierter treffen.
So funktioniert die Anbindung des Shopsystems
SAP Business One ist außerdem von Beginn an für eine möglichst hohe Konnektivität zu Drittlösungen konzipiert. So lassen sich Partner-Apps, wie zum Beispiel die eCommerce-Lösungen von APPSeCONNECT schnell und einfach mit dem ERP verbinden. Apps stehen für die gängigsten Shopssysteme (Shopify, Shopware, wooCommerce, etc), aber auch für Marktplätze wie eBay oder Amazon und Versanddienstleister zur Verfügung. Darüber hinaus lassen sich vorkonfigurierte Process-Flows für den Datenaustausch zwischen den verschiedenen Systemen nutzen oder mit dem verfügbaren Designer, im Baukastenprinzip selbst zusammenstellen.
Diese SAP Business One-Konnektoren schaffen eine tiefe Verbindung zwischen allen eCommerce-Anwendungen und automatisieren Prozesse, um ineffiziente, redundante und fehleranfälligen Datentransfers zu eliminieren.
Alle relevanten Business-Funktionen für Online-Händler an Bord
SAP Business One ist dabei weitaus mehr als ein reines Warenwirtschaftssystem. Vielmehr handelt es sich um ein vollwertiges ERP, das alle Bereiche eines Unternehmens abbildet und miteinander vernetzt. Unter anderem bringt die Software folgende Funktionsbausteine bereits im Standard mit:
Einkauf effektiv managen mit SAP Business One
Mit dem Modul Einkauf verwalten Online-Händler ihre Lieferanten und Beschaffungsprozesse. Wichtige Vorgänge wie Anfragen, Bestellungen, Retouren, Gutschriften und Zahlungen lassen sich zeitsparend abwickeln und bei Bedarf automatisieren.
Umfassende SAP Business One Lagerverwaltung
Selbstverständlich besitzt SAP Business One auch eine vollwertige Lagerverwaltung. In diesem Bereich unterstützt das ERP alle klassischen Aktivitäten wie eine übersichtliche Artikel- und Bestandsverwaltung, das Preismanagement, Warenbewegungen und Umlagerungen. Auch eine Lagerplatzverwaltung im mehrdimensionalen Prinzip ist möglich. Bestandsänderungen aus dem Online-Shop werden in Echtzeit verarbeitet und notwendige Folgeprozesse in Buchhaltung oder Einkauf ausgeführt.
Vernetzte Prozesse für erfolgreichen Vertrieb und Verkauf
Auch der Vertrieb wird von dem KMU-gerechten ERP-System unterstützt. In diesem Modul finden sich unter anderem Funktionen für die Angebotserstellung, die Erfassung von Kundenaufträgen (automatische Übernahme aus dem Shop), die Planung von Lieferungen, die Verwaltung von Rechnungen und die Debitorenbuchhaltung. Darüber hinaus wurde ein CRM-Baustein integriert, mit dem sich Kundenbeziehungen gezielt verbessern lassen.
Service und Support sorgen für beste Customer Experience
Der Kundenservice wird ebenfalls von SAP Business One unterstützt. Wichtige Features für Online-Händler sind in diesem Zusammenhang Garantie- und Serviceverträge, Serviceaufträge und sogenannte Geräte-Akten. Letztere bilden sämtliche Details von Produkten ab (z. B. Baugruppen, Seriennummern des Herstellers, Ersatzteilnummern und bisherige Reparaturen). Eine Lösungsdatenbank hilft dem Support außerdem dabei, Kundenanliegen schnell zu bearbeiten.
Komplette Buchhaltung und Finanzen erledigen mit SAP Business One
Dieses Modul erleichtert sämtliche Finanzprozesse im Unternehmen - darunter die tägliche Buchhaltung, das Führen der Hauptbuchhaltung, die Pflege von Konten, die Kostenrechnung, die Budgetplanung und Abschlussarbeiten. Auch eine Anlagenbuchhaltung ist integriert. Abgerundet wird der Funktionsbaustein durch Banken-, DATEV- und ELSTER-Schnittstellen.
Berichte und Analysen für Ihre Businessentscheidungen
Nicht zu unterschätzen sind auch die Analyse-Funktionen, die das ERP für eCommerce-Unternehmen bereithält. So bietet die Software umfangreiche Tools und individuell konfigurierbare Dashboards, mit denen Unternehmer alle wichtigen betriebswirtschaftlichen Zustände und Trends jederzeit im Blick behalten.
Anbindung von Online-Shops erfolgt über Schnittstellen
Wie eingangs bereits erwähnt, lässt sich das Shop-System über standardisierte Schnittstellen an SAP Business One anbinden. Gelöst wird dies über den sogenannten SAP Business One Integration Hub. Nur ein Beispiel ist das System Shopify, welches in wenigen Schritten mit dem ERP verbunden werden kann.
Sobald die Anbindung des eCommerce Shops an an das ERP hergestellt ist, können Daten und Prozesse in Echtzeit an das ERP übergeben werden. So sind wichtige Informationen wie Bestände, Versandinformationen oder auch erforderliche Nachbestellungen jederzeit synchron. Daraus resultiert wiederum eine durchgängig positive Customer Journey. Die Echtzeit-Verbindung zwischen den beiden Systemen hat außerdem den Vorteil, dass Unternehmer ihre Entscheidungen jederzeit auf Basis aktueller und vollständiger Informationen & Analysen treffen können.
Geringes Investitions-Risiko dank Cloud-ERP
SAP Business One kann lokal installiert oder in der Cloud betrieben werden. Die Cloud-Variante kommt den Anforderungen von Online-Händlern besonders entgegen. Sie erfordert nur geringe IT-Investitionen, bindet wenig Personal und punktet zudem mit planbaren Kosten. Das unternehmerische Risiko ist in diesem Fall also besonders gering, Nutzen und Chancen hingegen groß.
Implementierung sollte von einem SAP-Partner begleitet werden
Obwohl sich SAP Business One vergleichsweise schnell und einfach implementieren lässt, sollte die Einführung dennoch von einem professionellen SAP-Partner begleitet werden. Denn die Projektplanung, die Konfiguration, die Einrichtung von Schnittstellen, die Datenübernahme und auch die Mitarbeiterschulung erfordern Know-how. Wer an dieser Stelle auf einen leistungsstarken Dienstleister setzt, erzielt einen langfristig positiven Effekt und nutzt das maximale Potenzial der Software.
Als COSIB GmbH und erfahrener SAP Partner ist es uns wichtig, gemeinsam mit unseren Kunden Wachstumspotenziale zu identifizieren und alle Unternehmensprozesse darauf auszurichten. Um dies auch für die Verknüpfung mit den genutzten eCommerce-Tools zu ermöglichen, setzen wir zusätzlich auf die Partnerschaft mit APPSeCONNECT, einem der führenden Anbieter von Integrationslösungen, so dass Sie sich auf belastbare, automatisierte Prozesse sowie eine zentrale Datenverfügbarkeit aus allen relevanten Systemen verlassen können.
Fazit: ERP räumt Wachstumshemmnisse aus dem Weg
Ab wann es lohnenswert ist, auf ein ERP mit eCommerce-Integrationsmöglichkeiten zu setzen, ist von Business zu Business unterschiedlich. Die Faustregel lautet jedoch: Sobald manuelle Prozesse beginnen, das Geschäftswachstum zu hemmen, ist es höchste Zeit, auf eine professionelle Systemlandschaft umzusteigen. Wer sich in diesem Kontext für eine leistungsstarke, moderne Lösung wie SAP Business One entscheidet, investiert nachhaltig in das Wachstum seines Unternehmens. Als Softwarepartner gewährleistet COSIB, dass Setup und Integration erfolgreich umgesetzt werden.
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