Die Verarbeitung papierbasierter Eingangsrechnungen verursacht nach wie vor einen hohen Aufwand in Unternehmen. Wem es gelingt, auf eine digitalisierte Rechnungsverarbeitung umzustellen, erschließt somit enorme Einsparpotenziale. Mit SAP Business One ist dieses Ziel nun problemlos erreichbar.
Anteil von Papierrechnungen immer noch sehr hoch
Weltweit wurden im Jahr 2019 rund 550 Milliarden Rechnungen generiert. In Großbritannien waren 11 Milliarden Rechnungen papierbasiert. Ähnliche Zahlen können auch für Deutschland unterstellt werden. Klar ist in jedem Fall, dass die Verarbeitung einer Papierrechnung mit unverhältnismäßig hohen Kosten verbunden ist. Im Schnitt schlägt jeder Vorgang dieser Art mit 6,60 Euro zu Buche. Die Verarbeitung elektronischer Rechnungen verursacht hingegen nur einen Aufwand von 1,50 Euro. Somit ist klar, mit welchem Einsparpotenzial die digitalisierte Rechnungsverarbeitung verbunden ist.
SAP Business One unterstützt automatisierte Rechnungsverarbeitung
Seit dem Release FP2102, welches im März 2021 veröffentlicht wurde, wird die digitalisierte Rechnungsverarbeitung von SAP Business One unterstützt. Möglich macht dies der zusätzliche Dienst „Document Information Extraction“ welcher im Rahmen des Releases hinzugefügt und über den sogenannte Electronic Document Service (EDS) mit dem SAP Business One System verbunden wird.
Dieser API-basierte Service war in anderen SAP-Produkten bereits früher verfügbar, wurde nun jedoch auch für SAP Business One bereitgestellt. Er liest, erkennt und strukturiert die Informationen aus elektronisch erstellten oder gescannten Belegen. Unterstützt werden dabei Rechnungen in allen relevanten Formaten - darunter PDF, JPEG, XML hybrid, Factur-X, ZUGFeRD und Excel. Im zweiten Schritt übermittelt der Dienst die extrahierten Daten via EDS an SAP Business One. Hier werden auf Basis der empfangenen Informationen Eingangsrechnungsentwürfe erstellt. Diese lassen sich dann prüfen und über den Regelprozess sehr zeitsparend verbuchen.
Bereitgestellt wird der zusätzliche Service in einem Subscription-Modell. Die Kosten richten sich hierbei nach dem individuellen Nutzungsvolumen. Unternehmen zahlen somit nur für den Leistungsumfang, den sie tatsächlich benötigen.
Digitalisierte Rechnungsverarbeitung mit zahlreichen Vorteilen verbunden
Die zuvor skizzierte digitale und automatisierte Eingangsrechnungsverarbeitung mit SAP Business One ist in mehrerlei Hinsicht vorteilhaft. Zunächst entlastet sie Rechnungswesen-Teams von unproduktiven Routineaufgaben. Hierdurch steigt die Effizienz und es werden Ressourcen für strategisch wichtige Themen frei. Ebenso wird der Prozess genauer und die Fehlerquote sinkt. Nicht zuletzt wird die Eingangsrechnungsverarbeitung beschleunigt, was wiederum eine optimierte Skontonutzung ermöglicht und das Risiko von Mahngebühren senkt. In Summe bewirken all diese Aspekte eine signifikante Kostensenkung.
Fazit: Lohnenswerte Investition
Angesichts der enormen Einsparpotenziale ist eine Investition in die digitale Rechnungsverarbeitung mit SAP Business One bereits ab einem geringen Belegaufkommen lohnenswert. Die Implementierung der Technologie ist unkompliziert, sodass sie innerhalb kurzer Zeit eingesetzt werden kann. Auch Sie möchten Ihre Kosten in der Belegverarbeitung senken und Ihre Folgeprozesse im Rechnungswesen optimieren? Dann lassen Sie sich noch heute von den erfahrenen COSIB-Experten als SAP Business One Partner beraten!
