HowTo: DATEV Export mit SAP Business One -

Das folgende HowTo zum SAP Business One DATEV Export richtet sich als Unterstützung an SAP Business One Anwender zum Exportieren sowie an Steuerberater zum Importieren der Daten in DATEV-Software.

 


 

Voraussetzungen in SAP B1 für den Export

 

Bevor Sie mit dem Export beginnen, müssen die Systemeinstellungen in SAP Business One wie folgt konfiguriert sein.

1. Dateipfade hinterlegt
> Administration >> Allgemeine Einstellung >>> Anhangsordner vorhanden, z. B. C:\Temp\

Dateipfade hinterlegt

 

2. Belegeinstellung “aufgeteilt”
> Administration >> Belegeinstellung >>> Journalbuchungen nach Belegzeilen aufteilen : "Aufgeteilt"

Belegeinstellungen

 

3. DATEV-Schnittstelle installiert & aktiviert
> Systeminitialisierung >> Add-ons >>> Add-on-Manager "Datev2LW" installiert, Status verbunden

DATEV Schnittstelle aktiv

 


 

Schritt für Schritt durch den DATEV Export

Der DATEV Export wird in SAP Business One mithilfe eines Assistenten konfiguriert und ausgeführt.

Starten Sie den DATEV Export Assistenten über > Administration >> Datenimport/-export >>> Datenexport >>>> DATEV Format Export

Start DATEV Format-Export

 

Schritt 1 von 4: DATEV Assistent

Es öffnet sich das Dialogfenster des DATEV Export Assistenten. Hier klicken Sie auf > Weiter

Datex Export Assistent 1

 

Nach dem Starten des Assistenten prüft das System, ob in den Allgemeinen Einstellungen von SAP Business One mehr als zwei Dezimalstellen für Beträge eingestellt wurden. In diesem Fall erscheint eine Systemmeldung, die darüber informiert, dass die Werte nur auf zwei Dezimalstellen gerundet exportiert werden können. Anwender müssen die Meldung mit > Ja bestätigen, um mit Schritt 2 von 4 fortfahren zu können.

Systemmeldung

 

Schritt 2 von 4: Szenario Auswahl

Im Dialogfenster Szenario Auswahl kann der Anwender auswählen,
1) ob ein neuer Exportlauf erzeugt werden soll,
2) ob ein neuer Exportlauf basierend auf den Parametern eines bestehenden Exportlaufs durchgeführt werden soll,
3) ob ein existierender Exportlauf neu gestartet und nur eine Differenz exportiert werden soll,
4) oder ob ein ein existierender Exportlauf neu gestartet und alle Daten erneut export werden sollen.

Mit > Weiter gelangt der Anwender nach der Auswahl ins nächste Fenster.

Datev Export Assistent Schritt 2

 

Schritt 3 von 4: Parameter

Im Dialogfenster Parameter legt der Anwender fest, welche Daten exportiert werden sollen.

Unter den Laufinformationen ist einstellbar:
> Status: Aktiv, In Vorbereitung, Verworfen, In Prüfung
> Laufbeschreibung, z. B. “Monatsabschluss Jan/19”

Bei Exporttypen legen Sie fest, welche Stammdatensätze exportiert werden sollen.
Hinweis: Es werden nur Datensätze exportiert, deren Einstellung das Feld “Erstdatenerfassung” den Wert “Ja” besitzt.

Unter Datenauswahl legen Sie fest, welche Journaleintragstypen exportiert werden sollen und Sie bestimmen mit den Feldern “Startdatum / Enddatum” zudem den Zeitraum, in welchem die Journalbuchungen berücksichtigt werden sollen.

Außerdem besteht die Möglichkeit, die DATEV Stammdaten (rechts) noch einmal zu kontrollieren und ggf. laut den Daten des Steuerberaters zu korrigieren.

Bei "DATEV Interimskonto" empfiehlt sich aufgrund der Unterschiede in der Buchungslogik von SAP Business One und DATEV der Eintrag “9999”.

SAP B1 Datev Export Assistent Schritt 3

 

Schritt 4 von 4: Zusammenfassung und Speicherung

Im Dialogfenster Zusammenfassung und Speicherung kann der Anwender die Einstellungen des Exportlaufs noch einmal überprüfen.

Nach der Kontrolle kann der Exportlauf mit > Start angestoßen werden. Je nach Anzahl der Buchungen kann dieser Vorgang etwas länger dauern.

Nach dem Exportlauf können unter den Reitern “Exportierte Daten”, “Fehlermeldungen”, und “Dateien” detaillierte Informationen eingesehen werden.

Wenn bei einem Export Fehler auftreten, lässt sich zunächst kein Export erstellen. Erst, wenn alle Fehler unter dem Reiter “Fehler” entweder korrigiert oder bestätigt sind, lassen sich die Exportdateien generieren. Die Fehlermeldungen werden im Logfile gespeichert und ebenfalls exportiert.

SAP Business DATEV Export Fehler

 

Wenn der Exportlauf erfolgreich war, finden sich in der Tabelle unter dem Reiter “Dateien” Detailangaben zu den erstellten Dateien. Um die Exportdateien schließlich auf dem lokalen Filesystem abzulegen, wählen Sie > Dateien lokal speichern.

Es erscheint ein Auswahlfenster, in dem ein bestehender Pfad ausgewählt oder ein neuer Pfad erstellt werden kann. Drücken Sie anschließend auf > OK

Danach erscheint unten links im SAP Business One Fenster in grün: “Dateien erfolgreich kopiert” und der DATEV Assistent kann mit > Beenden und nach nochmaliger Bestätigung geschlossen werden.

Dateien speichern

 


 

Häufige DATEV Export Fehler in SAP Business One

 

Bekannte Fehlerquellen beim DATEV Export in SAP Business One sind beispielsweise fehlerhafte Einstellungen in den Konten. Überprüfen Sie daher unter dem Reiter “Exportierte Daten> Konten > Kontendetails, ob das DATEV-Konto in den Sachkontoeinstellungen fehlt. Dies sollte ergänzt werden.

Sachkonteneinstellungen

 

Oder überprüfen Sie die Geschäftspartner-Kontoeinstellung. Hier sollte unter dem Reiter “Exportierte Dateien” > “Kunden” > Buchhaltung > Steuer das Feld “DATEV-Konto” korrekt ausgefüllt sein.

Datev Konto

 

Weitere typische Fehlermeldungen beim DATEV Export:

  • 0-Line: Eine Buchungszeile in der Journalbuchung hat den Wert 0 und wird nicht übergeben.
  • 0-Block: Alle Zeilen einer Buchung haben den Wert 0,00 € (z.B. Nullrechnungen) und werden nicht an DATEV übergeben.

Diese Meldungen müssen nur geprüft und anschließend bestätigt werden.

 


 

Sonderfälle und Lösungen

 

Um eine fehlerfreie Übertragung der Daten durch die DATEV-Schnittstelle zu ermöglichen, und um kostenintensive Fehlersuche sowie spätere Mehrarbeit beim Steuerberater zu vermeiden, sollte bereits bei der Erfassung der Daten in SAP Business One auf die Logik der DATEV-Software geachtet werden.

Die wichtigsten Unterschiede zwischen der SAP Business One Logik und der DATEV-Logik finden sich in der Buchungslogik, Kontodarstellung und Steuerthematik. Wir zeigen Ihnen, wie Sie als Anwender von SAP Business One Ihr System so konfigurieren, dass der Datenexport für die DATEV gelingt.

Besonderheiten in der Buchungslogik

Buchungssätze
In SAP Business One findet die Erfassung auf mindestens zwei Zeilen Soll an Haben statt.
DATEV: Die Erfassung findet auf einer Zeile mit S (Soll) und H (Haben) Kennzeichen statt, welches das Konto und Gegenkonto steuert.

Buchungslogik

SAP B1: Die Steuer wird immer über das Steuerkennzeichen gesteuert, unabhängig davon, über welches Konto gebucht wird.

DATEV: Werte werden immer Brutto verbucht. Bei Automatikkonten erkennt DATEV die jeweilige Steuer. Bei Nicht-Automatikkonten muss ein Buchungsschlüssel hinterlegt werden.

Lösung 

Steuerbuchungen
In SAP Business One können Buchungen auf Konten mit abweichendem Steuerschlüssel gebucht werden, obwohl diese Konten in DATEV als Automatikkonten deklariert sind.
DATEV: Steuerbuchungen lassen sich über die Automatik eines Kontos steuern. Auf Automatikkonten darf in der DATEV kein BU (Steuerschlüssel/Buchungsschlüssel) angegeben werden. Bei allen Nicht-Automatikkonten benötigt auch die DATEV einen BU.

Lösung in SAP Business One: Durch die DATEV-FI Schnittstelle kann eingestellt werden, welche Konten in der DATEV Automatikkonten sind und welche nicht. Bei Nicht-Automatikkonten kann der jeweilige Buchungsschlüssel hinterlegt werden. Sofern eine Buchung von dieser Logik abweicht, erscheint ein Hinweis beim Exportlauf und ebenfalls in dem Logfile, welches dem Steuerberater mit den exportieren Daten übergeben wird.

Umbuchungen und Vorzeichen

Umbuchungen können in SAP Business One mit negativen Vorzeichen erfasst werden.
In DATEV ist das nicht möglich, da Buchungen nur ohne Vorzeichen mit BU Soll oder Haben erfasst werden.

Nullrechnungen

In SAP Business One lassen sich Belege mit 0,00 € erfassen.
DATEV: Es lassen sich keinen Buchungen mit dem Wert 0,00 € buchen. Für Monats- und Jahresabschlüsse steht jedoch ein Prüfmodul der Belegnummern zur Verfügung. Fehlende Rechnungen aufgrund von Null-Werten würden als Prüfprotokoll ausgewertet werden.

Lösung in SAP Business One: Bei der Übergabe werden diese Belegbuchungen als Sonderjournalbuchungen protkolliert. Das Protokoll sollte deshalb immer mit an den Steuerberater übergeben werden, damit dieser die fehlenden Belegnummern zuordnen kann.

Splittbuchungen

In SAP Business One können Splittbuchungen ohne Transitkonto erfasst werden, beispielsweise bei Lohnbuchungen, welche erst nur mit Sollbuchungen und später mit Gegenbuchungen im Haben ausgeglichen werden.
DATEV benötigt in jeder Zeile ein Gegenkonto.

Splittbuchungen SAP Business One

 

Lösung: Die DATEV Schnittstelle füllt die Zeile mit einem Konto Ihrer Wahl auf (es empfiehlt sich “9999”). So können Splittbuchungen exportiert und an die DATEV übertragen werden.

Buchungslogik SAP B1

 


 

Haben Sie noch Fragen zum DATEV Export mit SAP Business One?

 

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