Das folgende HowTo zum SAP Business One DATEV Export richtet sich, als Unterstützung, an SAP Business One Anwender zum Exportieren sowie an Steuerberater zum Importieren der Daten in DATEV-Software. Dabei gehen wir auf die Voraussetzungen bzw. notwendige Systemkonfiguration für den Start des DATEV-Export-Assistenten, auf den Export-Assistenten und abschließend auf mögliche Fehlerquellen beim DATEV-Export ein.
Voraussetzungen in SAP B1 für den Export
Bevor Sie mit dem Export beginnen, müssen die Systemeinstellungen in SAP Business One wie folgt konfiguriert sein.
1. Dateipfade sind hinterlegt
> Administration > Allgemeine Einstellung > Ordner für Dateianhänge ist konfiguriert, z. B. „C:\Temp\“
2. Belegeinstellung sind „aufgeteilt“
Eine weitere Voraussetzung für die Verwendung des SAP Business One DATEV Exportes ist die folgende Konfiguration in den Belegeinstellungen:
> Administration > Belegeinstellung > Journalbuchungen nach Belegzeilen aufteilen: „Aufgeteilt“
Aufteilungsregeln:
Ergänzen Sie die SAP Business One Aufteilungsregeln in Absprache mit dem Steuerberater bzw. DATEV-Berater mit
dem passenden DATEV Kennzeichen.
3. Geschäftspartner: DATEV-Konto hinterlegt
In den Geschäftspartner-Kontoeinstellungen muss DATEV konforme Nummer des Geschäftspartners eingetragen sein.
Sie finden die zwei DATEV Mapping Felder im Geschäftspartner unter dem Reiter > Buchhaltung > Registerblatt Steuer.
- Erstdatenerfassung „Ja“ bedeutet: Die Stammdaten müssen an DATEV übergeben werden.
- Erstdatenerfassung „Nein“: Die Daten wurden bereits übermittelt und es ist keine Änderung der Stammdaten erfolgt.
4. Sachkonten sind konfiguriert
Eine häufige Fehlerquelle beim DATEV Export in SAP Business One ist eine fehlerhafte Einstellungen in den Sachkonten.
Überprüfen Sie daher unter dem Reiter „Exportierte Daten“ > Konten > Kontendetails, ob das DATEV-Konto in den Sachkontoeinstellungen fehlt. Dies sollte ergänzt werden.
- DATEV-Konto:
Tragen Sie das gewünschte Konto der DATEV ein.
- Steuerkennzeichen:
Tragen Sie hier das Steuerkennzeichen ein, mit dem das Konto bebucht werden darf und welches der Automatiklogik eines Automatikkontos entspricht. Alle Automatikkonten sind im SKR der DATEV mit einem „AV“ oder „AM“ gekennzeichnet.
- DATEV-Automatikkonto:
Wenn im Kontenplan (SKR) beim jeweiligen Konto ein „AV“ oder „AM“ hinterlegt ist, muss in der SAP Combobox „Ja“ ausgewählt werden. Ist dies nicht der Fall, wird einfach „Nein“ eingetragen.
- Erstdatenerfassung:
„Ja“ Stammdaten werden übergeben.
„Nein“ keine Stammdaten werden übergeben.
- Anderes Ust Kennzeichen erlauben:
Bei Automatikkonto „Ja“ darf kein anders Steuerkennzeichen erlaubt werden.
5. Steuerschlüssel, Steuerkennzeichen sind eingestellt
Die SAP Business One Steuerkennzeichen müssen in Absprache mit dem Steuerberater bzw. DATEV-Berater mit den für den Steuerfall passenden Buchungsschlüssel der DATEV ergänzt werden.
Diese finden Sie unter Administration > Definition > Finanzwesen > Steuer > Steuerkennzeichen
Bitte beachten Sie, dass Mandanten-Definitionen Abweichungen zum Standard beinhalten können und dass die Dokumentation der Einstellungen dringend mit der Abnahme vom Steuerberater bzw. DATEV-Berater abzusichern ist.
Wichtig: Leistungsmerkmalbezogene Steuerschlüssel nach §13 b
- Handelt es sich bei dem Steuerschlüssel um §13 b oder um einen anderen leistungsmerkmalbezogenen Schlüssel, muss dieser in der Spalte „Sachverhalte“ ausgewählt werden.
- Es besteht die Möglichkeit, neue Leistungsmerkmale zu definieren und den gewünschten Steuerschlüssel zuzuordnen.
6. „Finanz“-Projekte sind gekennzeichnet
Ergänzen Sie die SAP Business One „Finanz“-Projekte in Absprache mit dem Steuerberater bzw. DATEV Berater mit dem passenden DATEV Kennzeichen.
7. Allgemeine Einstellung für Dezimalstellen in Beträgen auf „2“
Da die DATEV nur 2 Dezimalstellen für Beträge akzeptiert, sollten in SAP Business One unter > Allgemeine Einstellungen > Anzeige > auf 2 Dezimalstellen in Beträgen eingestellt werden. Hierdurch werden Rundungsfehler vermieden.
8. DATEV-Schnittstelle installiert & aktiviert
Damit Sie nun schließlich den DATEV-Export starten können, ist es wichtig, dass das Modul installiert und aktiviert ist.
> Systeminitialisierung > Add-ons > Add-on-Manager „Datev2LW“ installiert, Status verbunden
Schritt für Schritt durch den DATEV Export
Der DATEV Export wird in SAP Business One mithilfe eines Assistenten konfiguriert und ausgeführt.
Starten Sie den DATEV Export Assistenten über > Administration > Datenimport/-export > Datenexport > DATEV Format Export
Schritt 1 von 4: DATEV Assistent
Es öffnet sich das Dialogfenster des DATEV Export Assistenten. Hier klicken Sie auf > Weiter
Nach dem Starten des Assistenten prüft das System, ob in den Allgemeinen Einstellungen von SAP Business One mehr als zwei Dezimalstellen für Beträge eingestellt wurden. In diesem Fall erscheint eine Systemmeldung, die darüber informiert, dass die Werte nur auf zwei Dezimalstellen gerundet exportiert werden können.
Anwender müssen die Meldung mit > Ja bestätigen, um mit Schritt 2 von 4 fortfahren zu können.
Schritt 2 von 4: Szenario Auswahl
Im Dialogfenster Szenario Auswahl kann der Anwender auswählen,
- ob ein neuer Exportlauf erzeugt werden soll,
- ob ein neuer Exportlauf basierend auf den Parametern eines bestehenden Exportlaufs durchgeführt werden soll,
- ob ein existierender Exportlauf neu gestartet und nur eine Differenz exportiert werden soll (z. B. weil Sie in einer Periode noch Buchungskorrekturen nach der bereits erfolgten Übergabe erfasst haben und nur noch diese Buchungen an
den Steuerberater nachgemeldet werden müssen),
- oder ob ein ein existierender Exportlauf neu gestartet und alle Daten erneut exporiert werden sollen.
Mit > Weiter gelangt der Anwender nach der Auswahl ins nächste Fenster.
Schritt 3 von 4: Parameter
Im Dialogfenster Parameter legt der Anwender fest, welche Daten exportiert werden sollen.
Unter den Laufinformationen (links) ist einstellbar:
> Status: Aktiv, In Vorbereitung, Verworfen, In Prüfung
> Laufbeschreibung, z. B. „Monatsabschluss Jan/19“
Bei Exporttypen legen Sie fest, welche Stammdatensätze exportiert werden sollen.
Hinweis: Es werden nur Datensätze exportiert, deren Einstellung das Feld „Erstdatenerfassung“ den Wert „Ja“ besitzt (siehe Voraussetzungen 3. Geschäftspartner und 4. Sachkonten).
Unter Datenauswahl legen Sie fest, welche Journaleintragstypen exportiert werden sollen (z. B. Ausgangsrechnungen &
Ausgangsgutschriften oder alle Journaleinträge) und Sie bestimmen mit den Feldern „Startdatum / Enddatum“ zudem den Zeitraum, in welchem die Journalbuchungen berücksichtigt werden sollen.
Außerdem besteht die Möglichkeit, die DATEV Stammdaten (rechts) noch einmal zu kontrollieren und ggf. laut den Daten des Steuerberaters zu korrigieren. Um eine Bearbeitung durchführen zu können, müssen Sie die Tabelle mit dem Häkchen aktivieren.
Tipp: Bei „DATEV Interimskonto“ empfiehlt sich aufgrund der Unterschiede in der Buchungslogik von SAP Business One und DATEV der Eintrag „9999“. Dies wird z.B. für die Darstellung in der DATEV von SAP Splittbuchungen aus mehreren Zeilen benötigt, oder auch für die Darstellung von Auflösungsbuchungen erhaltene oder geleistete Anzahlungen innerhalb der Ausgangsrechnung.
Schritt 4 von 4: Zusammenfassung und Speicherung
Im Dialogfenster *Zusammenfassung und Speicherung* kann der Anwender die Einstellungen des Exportlaufs noch einmal überprüfen.
Unter dem Reiter „Allgemein“ zeigt Ihnen das System die Export Übersicht mit den Kopfdaten des geplanten Laufes:
Nach der Kontrolle kann der Exportlauf mit > Start einmalig ausgeführt werden. Je nach Anzahl der Buchungen kann dieser Vorgang etwas länger dauern.
Nach dem Exportlauf können unter den Reitern „Exportierte Daten“, „Fehlermeldungen“, und „Dateien“ detaillierte Informationen eingesehen werden. Jeder Lauf ist im Nachgang erneut aufrufbar.
Fehlermeldungen beseitigen oder bestätigen:
Wenn beim DATEV-Export Fehler auftreten, lassen sich die Daten des Exports nicht speichern. Erst, wenn alle Warnungen und Fehler unter dem Reiter „Fehlermeldungen“ entweder korrigiert oder bestätigt sind, lassen sich die Exportdateien generieren. Alle Fehlermeldungen befinden sich zusätzlich im Logfile, das über die Dateien mit exportiert werden kann. Das LogFile sollte dem Steuerberater (DATEV) mit übergeben werden, da es als Grundlage zur Überprüfung der Warnhinweise und als Dokumentation für die Belegnummernprüfung dienen kann.
Exportdateien speichern:
Wenn der Exportlauf erfolgreich war, finden sich in der Tabelle unter dem Reiter „Dateien“ Detailangaben zu den erstellten Dateien. Um die Exportdateien schließlich auf dem lokalen Filesystem abzulegen, wählen Sie > Dateien lokal speichern.
Es erscheint ein Auswahlfenster, in dem ein bestehender Pfad ausgewählt oder ein neuer Pfad erstellt werden kann. Drücken Sie anschließend auf > OK
Danach erscheint unten links im SAP Business One Fenster in grün: „Dateien erfolgreich kopiert“ und der DATEV Assistent kann mit > Beenden sowie nach nochmaliger Bestätigung geschlossen werden.
Häufige DATEV Export Fehler in SAP Business One
Bekannte Fehlerquellen beim DATEV Export in SAP Business One sind beispielsweise fehlerhafte Einstellungen in den Konten. Überprüfen Sie daher, ob das DATEV-Konto in den Sachkontoeinstellungen oder in den Benutzerkonteneinstellungen fehlt. Dies sollte ergänzt werden.
Weitere typische Fehlermeldungen beim DATEV Export:
- 0-Line: Eine Buchungszeile in der Journalbuchung hat den Wert 0 und wird nicht übergeben.
- 0-Block: Alle Zeilen einer Buchung haben den Wert 0,00 € (z.B. Nullrechnungen) und werden nicht an DATEV übergeben.
Diese Meldungen müssen nur geprüft und anschließend bestätigt werden.
Sonderfälle und Lösungen
Um eine fehlerfreie Übertragung der Daten durch die DATEV-Schnittstelle zu ermöglichen, und um kostenintensive Fehlersuche sowie spätere Mehrarbeit beim Steuerberater zu vermeiden, sollte bereits bei der Erfassung der Daten in SAP Business One auf die Logik der DATEV-Software geachtet werden.
Die wichtigsten Unterschiede zwischen der SAP Business One Logik und der DATEV-Logik finden sich in der Buchungslogik, Kontodarstellung und Steuerthematik. Wir zeigen Ihnen, wie Sie als Anwender von SAP Business One Ihr System so konfigurieren, dass der Datenexport für die DATEV gelingt.
Besonderheiten in der Buchungslogik
Buchungssätze
In SAP Business One findet die Erfassung auf mindestens zwei Zeilen Soll an Haben statt.
DATEV: Die Erfassung findet auf einer Zeile mit S (Soll) und H (Haben) Kennzeichen statt, welches das Konto und Gegenkonto steuert.
SAP B1: Die Steuer wird immer über das Steuerkennzeichen gesteuert, unabhängig davon, über welches Konto gebucht wird.
DATEV: Werte werden immer Brutto verbucht. Bei Automatikkonten erkennt DATEV die jeweilige Steuer. Bei Nicht-Automatikkonten muss ein Buchungsschlüssel hinterlegt werden.
Steuerbuchungen
In SAP Business One können Buchungen auf Konten mit abweichendem Steuerschlüssel gebucht werden, obwohl diese Konten in DATEV als Automatikkonten deklariert sind.
DATEV: Steuerbuchungen lassen sich über die Automatik eines Kontos steuern. Auf Automatikkonten darf in der DATEV kein BU (Steuerschlüssel/Buchungsschlüssel) angegeben werden. Bei allen Nicht-Automatikkonten benötigt auch die DATEV einen BU.
Lösung in SAP Business One: Durch die DATEV-FI Schnittstelle kann eingestellt werden, welche Konten in der DATEV Automatikkonten sind und welche nicht. Bei Nicht-Automatikkonten kann der jeweilige Buchungsschlüssel hinterlegt werden. Sofern eine Buchung von dieser Logik abweicht, erscheint ein Hinweis beim Exportlauf und ebenfalls in dem Logfile, welches dem Steuerberater mit den exportieren Daten übergeben wird.
Umbuchungen und Vorzeichen
Umbuchungen können in SAP Business One mit negativen Vorzeichen erfasst werden.
In DATEV ist das nicht möglich, da Buchungen nur ohne Vorzeichen mit BU Soll oder Haben erfasst werden.
Nullrechnungen
In SAP Business One lassen sich Belege mit 0,00 € erfassen.
DATEV: Es lassen sich keinen Buchungen mit dem Wert 0,00 € buchen. Für Monats- und Jahresabschlüsse steht jedoch ein Prüfmodul der Belegnummern zur Verfügung. Fehlende Rechnungen aufgrund von Null-Werten würden als Prüfprotokoll ausgewertet werden.
Lösung in SAP Business One: Bei der Übergabe werden diese Belegbuchungen als Sonderjournalbuchungen protkolliert. Das Protokoll sollte deshalb immer mit an den Steuerberater übergeben werden, damit dieser die fehlenden Belegnummern zuordnen kann.
Splittbuchungen
In SAP Business One können Splittbuchungen ohne Transitkonto erfasst werden, beispielsweise bei Lohnbuchungen, welche erst nur mit Sollbuchungen und später mit Gegenbuchungen im Haben ausgeglichen werden.
DATEV benötigt in jeder Zeile ein Gegenkonto.
Lösung: Die DATEV Schnittstelle füllt die Zeile mit einem Konto Ihrer Wahl auf (es empfiehlt sich „9999“). So können Splittbuchungen exportiert und an die DATEV übertragen werden.
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