SAP setzt bei seinem Produkt SAP Business One seit jeher auf ein hohes Maß an „Connectivität“. Für kleine und mittelständische Unternehmen gibt es kaum eine flexiblere Software, die über so leistungsstarke Mittel zur Integration und Erweiterung verfügt. Hierfür benötigte es jedoch ein gutes Maß an Know How rund um Prozesse und Plattformen. Viele Kunden suchen heute jedoch nach einer Standardlösung, die die grundlegenden Anforderungen abdeckt und dafür einfacher einzurichten ist.
Mit dem SAP Business One Integration Hub wurde deshalb eine Art Abstraktionsebene hinzugefügt, die die technische Komplexität erheblich verringert und die, dank vorgefertigter SAP-Integrationsszenarien, auch mit wenigen Klicks, live zu setzen ist. Wie das zum Beispiel für die Anbindung eines Versanddienstleisters funktioniert, zeigen wir Ihnen Schritt für Schritt:
Einfaches Setup für DHL, UPS & Co. via Administrationskonsole
Öffnen Sie zum Start die Administrationskonsole des SAP Business One Integration Hub. Für unsere Beschreibung nutzen wir beispielhaft DHL als Versanddienstleister. Alle Schritte funktionieren aber weitgehend analog für die Anbieter UPS, FedEx und Aramex, die Sie so ebenfalls einbinden können. Klicken Sie also in der Konsole auf den „+“ Button um danach das Template für DHL aus der Auswahl zur Verfügung stehender Apps, zu wählen. Danach drücken Sie „Start“.
Nun legen Sie im nächsten Schritt alle relevanten Verbindungsparameter fest. Wählen Sie dazu zuerst Ihre SAP Business One System ID über das Dropdown Menü. Wenn Sie die Informationen der System ID noch bearbeiten oder ergänzen möchten, klicken Sie auf „Bearbeiten“. Andernfalls testen Sie nun die Verbindung über den entsprechenden Button.
Auf der rechten Seite können Sie danach die Paramenter für die DHL-Anbindung festlegen. Hinterlegen Sie dazu die notwendige DHL ID, in dem Sie auf „Auswahl“ klicken. Tragen Sie anschließend den Systemnamen, den Account und das Passwort für Ihre DHL-Verbindung ein. Jetzt noch speichern und im nächsten Schritt bitte auch diese Verbindung überprüfen.
Wenn nun alle Verbindungen erfolgreich geprüft sind, klicken Sie auf „Weiter“. Damit starten Sie die Vorbereitung für den Deployment-Prozess.
Sobald die Vorbereitungen abgeschlossen sind, können Sie mit nur einem Klick das Deployment starten. Sie erkennen die erfolgreiche Ausführung an der grafisch dargestellten Verbindung zwischen Integration Hub und DHL. Wenn Sie nun noch in die Template Übersicht wechseln, erscheint auf dem DHL Template ein grünes Connectivity Tag.
Ausführen der DHL Aktivierung in SAP Business One
Um die Aktivierung aller Komponenten in SAP Business auszuführen, melden Sie sich neu in Ihrer SAP Business One Anwendung an. Sobald Sie Enter drücken, sehen Sie in der Statusleiste am linken unteren Rand, dass die Verbindung mit DHL ausgeführt wird. Nach erfolgreicher Ausführung werden Sie aufgefordert, den Neustart von SAP Business One zu bestätigen. Wählen Sie dazu Ja. Sobald dann die Neuanmeldung erfolgt ist, finden Sie im Administrationsbereich unter Integration Hub und Feature Aktivierung die aktivierte DHL-Verbindung
Um das Setup für DHL oder für UPS, FedEx und Aramex zu finalisieren, wählen Sie jetzt im Hauptmenü, unter Administration, Integration Hub das Feld Einstellungen Versanddienstleister. Legen Sie hier die Vorgaben für Fracht und das Mapping der gewünschten Adressfelder fest und bestätigen Sie mit Aktualisieren.
Jetzt müssen Sie nur noch unter Administration, Lagerverwaltung und dann Verpackungsart eine Liste Ihrer, DHL kompatiblen, Verpackungstypen anlegen. Die Pflege der Maße, gegebenenfalls Volumen und der Gewichtskategorien sind dabei für die Nutzung der DHL-Integration notwendig.
Überprüfen Sie die vollständige DHL Aktivierung in SAP Business One
Die Verknüpfung ist nun angelegt und Sie können DHL, UPS und Co. für Ihre Geschäftsaktivitäten nutzen. Wenn Sie jedoch sicher sein möchten, dass alle nötigen Informationen korrekt integriert und bereitgestellt werden, prüfen Sie diese wie folgt:
- Administration → Systeminitialisierung → Allgemein → Benutzer
- Nutzername, E-Mail, Mobiltelefon, Fax und Datum sind korrekt befüllt?
- Administration → Lagerverwaltung → Artikelgruppen
- Stadt, Bundesland, PLZ und Land sind befüllt?
- Administration → Lagerverwaltung → Verpackungsarten
- Maße, Gewicht und Volumen stimmen?
- Geschäftspartner-Stammdaten → Tab Allgemein
- Telefonnummer oder Mobiltelefon oder Fax und E-Mail sind integriert?
- Artikelstammdaten → Tab Verkaufsdaten
- Maße, Gewicht und Volumen wurden übernommen?
Wenn alles passt, können Sie nun mit dem DHL-Versand für den ersten Kundenauftrag starten.
Versanddokument mit DHL Versand in SAP Business One anlegen
Öffnen Sie dazu das Lieferungs-Template und wählen Sie den gewünschten Kunden und das zu versendende Produkt.
Wechseln Sie jetzt in den Tab Logistik und prüfen Sie, dass DHL als Versandart angelegt ist. Checken Sie im Anschluss auch die Validität der Empfängeradresse.
Klicken Sie dazu auf das blaue Symbol neben der Adresse. Die Adressprüfung startet und in dem sich öffnenden Fenster wird die Adresse mit „Grün“ als korrekt bestätigt oder mit „Rot“ als ungültig gekennzeichnet. In diesem Fall korrigieren Sie die Adresse und führen Sie die Validierung im Anschluss noch einmal durch.
Im nächsten Schritt können Sie die Frachtkosten ermitteln. Wechseln Sie dazu in den Tab Integration Hub und ergänzen Sie die Informationen zum Zahlungsempfänger, DHL-Vertragsnummer, Zoll- und Versicherungsinformationen, das Versandprodukt und Sprache sowie Zusatzangaben im Freitext-Feld.
Für die Verpackungsdetails öffnen Sie mit der rechten Maustaste das Package Slip Fenster. Wählen Sie hier die gewünschte Versandverpackung, dann das Produkt und die für das Zielland relevante Gewichtseinheit. Jetzt auf Frachtkosten ermitteln klicken. Sobald der Wert ermittelt ist, können Sie die Kosten mit Update in den Versandauftrag übernehmen.
Sobald das erledigt ist, bitte den Versandauftrag Aktualisieren. Sie erhalten dann einen DHL-Trackingcode. Abschließend bestätigen Sie noch mit Ja das Versanddokument und beenden den Vorgang.
Wenn Sie diese Integration für Ihren Versand via DHL, UPS, FedEx oder Aramex in SAP Business One nutzen möchten, sprechen Sie uns gern an, wir machen einen schnellen Start möglich. Sie nutzen SAP Business One bisher noch nicht, möchten es aber kennenlernen? Mit unserer kostenlosen Demoversion können Sie sich ganz unverbindlich von dem umfangreichen Funktions-Set – wie etwa SAP Business One Service – überzeugen.
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