Intelligente Workflows, Datenaustausch in Echtzeit, vereinfachte Geschäftsprozesse und erfolgreiches Controlling – ob Start-up, kleines Unternehmen oder Mittelständler - alle profitieren von einer ERP-Lösung. Die Entscheidung für eine ERP-Software bedeutet allerdings auch eine finanzielle Investition und einige Unternehmen ziehen deshalb eine lizenzfreie Variante in Betracht. Das ist nachvollziehbar, sollte jedoch an wichtige Kriterien wie zum Beispiel Innovations- und Zukunftsfähigkeit, Supportqualität, Sicherheit und Preis-/Leistungsverhältnis geknüpft sein. Wir haben Open-Source-ERP und Closed-Source-Lösung verglichen und helfen Ihnen, die richtige Wahl zu treffen!
Jede Branche kann von ERP-Systemen profitieren
Die Implementierung von ERP-Systemen ist immer mit einem gewissen Aufwand für ein Unternehmen verbunden. Aber es lohnt sich! ERP ist hier die Abkürzung für Enterprise-Resource-Planning und bezeichnet die unternehmerische Aufgabe, alle Ressourcen eines Unternehmens bedarfsgerecht zu planen und einzusetzen. So eine integrierte Software-Lösung kann entscheidend dabei weiterhelfen, Arbeitsabläufe zu optimieren und Produktivität, Effizienz und Umsatz zu steigern. Für das Finanzwesen bedeutet das zum Beispiel, dass es keine periodischen Prozesse und Workflows mehr gibt. Statt am Monatsende einen Abschluss zu erstellen, hat man eine kontinuierliche Rechnungslegung und Buchhaltung.
Doch bevor die Abläufe in einer Firma mit solch einem ERP-System zentralisiert und vereinfacht werden können, müssen sowohl zeitliche, personelle als auch finanzielle Vorleistungen erbracht werden. Ist das ERP-System einmal vorhanden, werden Arbeitsabläufe optimiert, Produktivität und Effizienz gesteigert, Kosten verringert und neben dem Umsatz auch der Wert Ihres Unternehmens gesteigert.
Im Grunde ist ein ERP für jede Branche geeignet. Gute ERP-Systeme bieten verschiedene Branchen-Module oder spezielle Add-ons an, mit denen die jeweiligen Anforderungen und kundenspezifischen Wünsche umgesetzt werden können. Und doch bleibt die Frage, welches der verfügbaren Modelle (Open-Source oder Closed Source) für Sie die richtige Wahl ist. Diese Modelle betrachtet die nachfolgende Begriffserklärung.
Was bedeutet Open-Source-Software?
Eine Open-Source-Software bedeutet, dass der Quellcode öffentlich zugänglich ist. Die Verwendung dieser Software ist in der Regel ohne die Entrichtung von Lizenzgebühren möglich und damit im Anschaffungspreis unschlagbar. Anwender laden den Code herunter und sind sodann in der Lage, das ERP-System zu verwenden. Entwickler können die Open-Source-ERP-Lösung nach den Anforderungen des jeweiligen Unternehmens beliebig verändern und auch neue Versionen, die dabei entstehen, weiterverbreiten. Das Gegenteil einer Open-Source-Software ist die sogenannte Closed-Source-Software oder auch kommerzielle Software. Solche ERP-Lösungen erfordern das Zahlen von Lizenzgebühren - ob als einmaliger Betrag oder im Abonnement.
Wer kann Open-Source-ERP einsetzen?
Genau wie Closed-Source-ERP-Systeme sind die Open-Source-Varianten für jede Unternehmensgröße einsetzbar. Mit Modulen unter anderem für die Planung der Waren- und Materialwirtschaft, Einkauf, Produktion, Projekte, Finanzen, Online-Handel, Vertrieb sowie Customer-Relationship-Management sind die meisten Open-Source-ERP-Systeme im Browser und geräteübergreifend aufrufbar. Um Lizenzgebühren zu vermeiden, erscheint ein Open-Source-ERP zunächst vor allem für weniger finanzstarke, kleinere Unternehmen eine attraktive Möglichkeit.
Was sind die Vorteile einer lizenzfreien Lösung?
Unternehmen in der ganzen Welt nutzen ERP-Lösungen, um Abläufe zu zentralisieren, transparenter für Mitarbeiter und damit auch für Kunden zu werden, realistische Prognosen zu generieren und die Produktivität zu steigern. Dabei greifen einige auch auf die Vorteile von lizenzfreien ERP-Systemen zurück, die direkt von den Anbieter-Seiten aus dem Internet geladen werden können.
- Kosten: Der präliminäre Kostenfaktor bei der Implementierung ist der offensichtlichste Vorteil eines Open-Source-ERP. Ohne Lizenzkosten sind erhebliche Einsparungen möglich, die vor allem für kleinere und mittlere Unternehmen oder auch Neugründungen einen höheren finanziellen Aufwand bedeuten können.
- Flexibilität: Mit einem ERP, das sich aufs Wesentliche konzentriert, sind eigene Anpassungen möglich. Sofern entsprechende Entwicklerressourcen vorhanden sind, kann das System individuell auf die Bedürfnisse Ihrer Branche und Ihres Unternehmens zugeschnitten werden, ohne scheinbar unnötigen Ballast.
- Unabhängigkeit und Kreativität: Je nach Open Source-System, sind im besten Fall seine Modul-Anpassung und der gesamte Inhalt im Besitz Ihres Unternehmens. Das führt zu mehr Unabhängigkeit von kommerziellen ERP-Providern. Somit können Sie kreativ sein und Module für unternehmensspezifische Prozesse einfließen lassen, die andere ERP-Entwickler eventuell nicht anbieten.
- Kontrolle durch viele Entwickler: An Open-Source-Software darf jeder mitarbeiten. Dass viele Entwickler ein Auge auf den Quellcode haben, kann Fehler vermeiden und sich positiv auf die Entwicklung und die Qualität der Software auswirken.
Welche Nachteile haben Open-Source-ERP?
Andererseits liegt sicher auch ein Körnchen Wahrheit in der Redewendung: “Viele Köche verderben den Brei.” Was von einigen als Vorteil einer Open-Source-Lösung angesehen wird, muss sich ebenfalls der Kritik stellen. Die Nachteile von Open-Source-ERP-Software im Überblick:
- Versteckte Folgekosten: Auch wenn keine Lizenzgebühren entrichtet werden müssen, ist die Implementierung einer Open-Source-ERP-Lösung zumeist nicht kostenfrei. Die Anpassung auf Ihre Bedürfnisse kann durch eigene Inhouse-Entwickler oder ausgelagerte IT-Anbieter erfolgen. Beide müssen von Ihnen bezahlt werden und die Kosten übersteigen nicht selten die für eine Lizenz. Auch die Anpassung und regelmäßige Wartung des Systems verursacht einen finanziellen Aufwand, der bei der Entscheidung für ein Open-Source-System teils schwierig abzuschätzen ist.
- Fehlende Einführungsmethode: Für Open Source Systeme gibt es in der Regel keine standardisierte Einführungsmetode zur Implementierung. Eine große Hürde, denn regelmäßig scheitern Einführungsprojekte an ungenauer Planung (aus Unwissenheit) und mangelndem Projektmanagement.
- Eingeschränkte Nutzerzahl: Wie viele User eine kostenfreie Lizenz gleichzeitig nutzen können, hängt vom jeweiligen Open-Source-ERP ab. Soll Ihre Firma in der nächsten Zeit stark wachsen? Dann ist es ratsam, dies bereits in die Entscheidung für eine ERP-Lösung mit einzubeziehen. So vermeiden Sie den Aufwand nach wenigen Jahren nochmals ein neues System implementieren zu müssen.
- Fehlerbehebung und Aufallsicherheit: Da der Quellcode öffentlich zugänglich ist, kann der Provider nicht für Systemfehler, die Ihrem Unternehmen eventuell Schaden zufügen, zur Verantwortung gezogen werden. Auch die Behebung dieser Fehler kann dem Anbieter nicht aufgebürdet werden. Da das ERP quasi das Herz eines jeden Unternehmens ist, sind Ausfälle absolut geschäftskritisch und müssen vermieden werden. Lassen Sie in jedem Fall durch Experten checken, ob das zu implementierende System für Ihre Zwecke tauglich ist.
- Fehlende Entwicklungsplanung und Roadmap: Der Anbieter einer Open-Source-Software ist ebenfalls nicht verantwortlich für die Planung der Weiterentwicklung, Implementierung oder die Schulung der Mitarbeiter, die künftig damit umgehen müssen. Hier brauchen Sie externe Hilfe bzw. den Support Ihrer internen IT-Abteilung, falls diese vorhanden ist. Bedenken Sie dabei: Soll ein Open-Source-ERP von den hauseigenen Programmierern weiterentwickelt und implementiert werden, fallen diese für einen gewissen Zeitraum für alle weiteren IT-Maßnahmen Ihres Unternehmens aus.
- Zu geringer Komplexitätsgrad: ERP-Systeme müssen komplex sein, da sie eine Vielzahl von Funktionen für ein Unternehmen zusammenführen. Open-Source-ERP fehlt es allerdings häufig an essentiellen Basisfunktionen, die für jede Art der Anwendung nötig sind. Besonders wichtig zu beachten sind dabei die oft fehlenden steuerlichen und sprachlichen Landeslokalisierungen. Somit kann ein Einsatz in anderen Ländern, mit anderen System-Sprachen (für ausländische Mitarbeiter oder fremdsprachige Belege) und der nach Buchführungsgrundsätzen korrekte Einsatz von Wechselkursen beim Umgang mit Fremdwährungen gar nicht erfolgen. Daraus resultiert ein höherer Anpassungsaufwand und zusätzliche Kosten.
- Ungewissheit: Je nachdem, wie populär das Open-Source-ERP ist, für das Sie sich entscheiden, gibt es eine größere oder kleinere Entwickler-Community, die daran mitarbeitet. Die Faustformel dabei ist: Je beliebter das System, desto mehr Entwickler gibt es, die Ihnen im Zweifelsfall zur Seite stehen können, wenn Sie Probleme mit dem System haben. Diese Ungewissheit, ob das System vernünftig gepflegt und weiterentwickelt wird, macht die Investition in ein Open-Source-ERP riskant. Es besteht einerseits immer die Gefahr, dass ein zu nischiges Systemprojekt von der Community einfach fallen gelassen und nicht mehr weiterentwickelt wird oder sogenannte BETA- Versionen, also Entwicklungsversionen, sind nicht immer eindeutig als solche zu erkennen und enthalten häufig noch fehlerhafte Abläufe.
- Open wird Closed Source: Schlussendlich ist es durchaus schon vorgekommen, dass ein ERP-System, das als Open Source auf den Markt kommt, durch User-Feedback und Verbesserungen durch die Entwickler, so ausgeklügelt ist, dass jemand die Rechte kauft und neue Nutzer zur Kasse bittet. In solch einem Fall ist es dann zwar noch möglich, ältere Versionen kostenfrei zu nutzen, Weiterentwicklungen und der Support werden allerdings kostenpflichtig.
Warum kann eine Closed-Source-ERP-Software die bessere Lösung sein?
Auch wenn die laufenden Kosten eines Closed-Source-ERP vielleicht auf den ersten Blick hoch erscheinen, profitieren Sie langfristig von der Erfahrung von großen ERP-Anbietern wie SAP. Die Vorteile:
- Wenig Anpassung nötig: Im Gegensatz zu vielen Open-Source-ERP decken etablierte Systeme viele Unternehmensanforderungen bereits von vornherein ab und ermöglichen die Anbindung externer Anwendungen. Das macht spezifische Anpassungen, z.B. von Modulen, einfacher und senkt dadurch den finanziellen Aufwand.
- Technisch ausgereift: Oftmals fallen diese Anpassungen aufgrund der technischen Ausgereiftheit des Systems auch ganz weg. Selbst wenn Ihr Unternehmen wächst und sich die Anforderungen an Ihr ERP-System ändern, lässt sich das ERP entsprechend anpassen und wächst sozusagen mit.
- Modern und aktuell: Dank regelmäßiger Updates, Weiterentwicklungen und Wartungen durch den Hersteller stellen Sie sicher, dass Sie immer mit einem modernen und aktuellen System arbeiten, das zudem allen Anforderungen zu Datenschutz und Datensicherheit entspricht. Eine durchgängige Entwicklungsplanung und Roadmap sichert dabei die Investition ab und bietet ein perfektes Life-Cycle-Management.
- Beste Konnektivität: SAP setzt bei seinem Produkt SAP Business One von Beginn an auf größtmögliche „Konnektivität“. Es gibt kaum eine flexiblere Software, die über so leistungsstarke Mittel zur Integration und Erweiterung verfügt. Der SAP Business One Integration Hub deckt dabei, als Standardlösung, grundlegende Anforderungen ab und ist einfach einzurichten. Das Business Integration Framework verknüpft komplexe Prozesse, zum Beispiel mit Partner- und Tochterunternehmen, eCommerce-Anwendungen oder Lieferanten- und Herstellersystemen – immer mit dem Ziel höchster Datenkonsistenz.
- Kostengünstige Cloud-Lösungen: Mittlerweile bieten Closed-Source-Software Anbieter auch leistungsstarke und günstigere Cloud-ERP-Lösungen für kleine und mittlere Unternehmen, die zu ihrem Kostenrahmen passen und sich so schnell bezahlt machen. Die mitgelieferte Einführungsmethode zur Implementierung rundet als zusätzliches “Sicherheitskonzept” das Angebot ab. Die Cloud-Angebote und die zugehörigen Cloud-Lizenzen sind darüber hinaus, passend zu Ihrer Unternehmensentwicklung, einfacher skalierbar, so dass auch Ihr Risiko als Unternehmer sinkt.
- Flexibel und effizient in der Cloud: durch den Zugriff auf Ihre Daten in der Cloud arbeiten Sie effizienter, kostengünstiger, flexibler, nachhaltiger und von beliebigen Standorten aus.
Open Source oder Closed Source: Wofür entscheiden Sie sich?
Beide Varianten einer ERP-Lösung sollen - wenn korrekt implementiert - unternehmensinterne Prozesse extrem vereinfachen. So können Ihre Mitarbeiter effektiver zusammenarbeiten, was sich langfristig in den Geschäftszahlen niederschlägt.
In vielen Fällen haben Open-Source-ERP-Lösungen jedoch nicht alle erforderlichen Funktionen, um die spezifischen Ansprüche der Unternehmen, in denen sie eingesetzt werden sollen, zu erfüllen. Sie kommen oft nur für Kleinstunternehmen mit sehr einfachen Prozessen oder Firmen mit großer IT-Abteilung infrage. Denn was zunächst wie ein kostengünstiges Paket an lizenzfreier Software aussieht, kann schnell durch zusätzlich nötige Programmieraufwände und eingesetzten Personenstunden zur Kostenexplosion führen.
Kommerzielle Software-Anbieter hingegen garantieren von vornherein ausgereifte ERP-Lösungen, bei denen die Kunden von stetiger Weiterentwicklung sowie Support und Service profitieren. Mit einem Closed-Source-ERP strukturieren Sie Ihre Geschäftsprozesse langfristig und nachhaltig. So erleben Sie keine Überraschungen und können auf Sicherheit für Ihr Unternehmen bauen. Das macht die Closed-Source-Lösung für die meisten zur besseren Wahl.
Die hohe Konnektivität und damit einhergehende, durchgängige Verfügbarkeit von Daten, ermöglicht transparente Produktions- oder Supply-Chain Prozesse.
Bei der Entscheidung für ein ERP-System stehen Ihre und die Ansprüche Ihres Unternehmens an erster Stelle. Es lohnt sich, gut abzuwägen, ob ein Closed-Source-ERP oder die Open-Source-Variante für Ihre Firma die richtige Lösung ist. Mehr als 650.000 Nutzer in über 40.000 Unternehmen weltweit nutzen bereits die ERP-Lösungen SAP Business One. Haben Sie mit Ihrem kleinen und mittelständischen Unternehmen Fragen zu Funktionen, Möglichkeiten oder Kosten?
