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Kanban Boards für SAP Business One: Projekte und Workflows agil managen -

Mithilfe der Kanban-Methode können Arbeitslasten und Fortschritte übersichtlich visualisiert werden. Zudem lassen sich Workflows und Projekte strukturierter und flexibler managen. Dank eines Add-ons von Boyum sind Kanban Boards nun auch für SAP Business One verfügbar.

Kanban macht Arbeitsabläufe flexibler

Als eine der beliebtesten agilen Methoden wird Kanban von zahlreichen Unternehmen eingesetzt, um Projekte und Prozesse strukturiert aber dennoch flexibel zu durchlaufen. Mit seiner Visualisierung sorgt der Ansatz nicht nur für Übersichtlichkeit und Transparenz hinsichtlich des aktuellen Fortschritts. Er gewährleistet auch, dass ein Teilschritt tatsächlich abgeschlossen ist, bevor sich das Team dem nächsten Aufgabenpaket widmet.

In der klassischen Variante sind Kanban Boards im Regelfall Pinnwände oder Magnettafeln, auf denen die einzelnen Arbeitsschritte in Form von farbigen Zetteln abgebildet und in eine Reihenfolge gebracht werden. Zeitgemäßer ist natürlich eine digitale Variante - etwa Kanban Boards für SAP Business One. Eine intelligente Lösung dieser Art hat unlängst der Software-Hersteller Boyum IT veröffentlicht.

Vier vordefinierte Kanban Boards für SAP Business One out oft he Box

Seit dem Release 2021.02 enthält das ERP-Add-on "Boyum Usability Package" (B1UP) vier voreingestellte Kanban Boards für SAP Business One:

  • Produktionsaufträge
  • Projekte
  • Opportunities (Sales Forcast)
  • Serviceabrufe

Nutzbar sind die Boards wahlweise über das B1UP-Dashboard oder via Fiori-Cockpit. Zusätzlich zu den bestehenden Templates haben Anwender die Möglichkeit, nach Belieben eigene Kanban Boards anzulegen, die zu ihren individuellen Aufgaben, Abläufen und Zielen passen. Betrachten wir im Folgenden jedoch zunächst die vorhandenen "Out of the Box Boards".

Produktionsaufträge

Das Board "Produktionsaufträge" richtet sich an Fertigungsunternehmen. Es bietet einen strukturierten Überblick über das Volumen und den Status von Produktionsaufträgen. Im Standard sind drei Schritte vorgesehen, die dem Status des Produktionsauftrags in SAP Business One entsprechen:

  • geplant
  • freigegeben
  • abgeschlossen

Für Nutzer ist es äußerst hilfreich, dass die Aufträge per Klick von einem Produktionsschritt in den nächsten verschoben werden können. Hierbei werden alle relevanten Regeln aus SAP Business One berücksichtigt. So können notwendige Zwischenschritte beispielsweise nicht übersprungen werden.

Insgesamt sorgt das Board dafür, dass die Auslastung der Produktion besser gesteuert werden kann. Hürden oder Engpässe werden zudem schneller erkennbar, wodurch frühzeitig Gegenmaßnahmen eingeleitet werden können.

Projekte

Mit diesem Board lassen sich Projekte managen. Es basiert auf den Projektdaten aus SAP Business One und deren Status. Gruppiert werden die Projekte in in folgende Reiter:

  • gestartet
  • pausiert
  • gestoppt
  • abgeschlossen
  • abgebrochen

Das Board sorgt dafür, dass das gesamte Projekt geordnet abläuft und kein Schritt übersprungen wird. Ebenso entsteht Transparenz hinsichtlich des aktuellen Volumens aller Projekte im Unternehmen. Steigt etwa die Zahl der gestarteten Projekte, die Zahl der Abgeschlossenen jedoch nicht, ist ein gezieltes Gegensteuern möglich.

Opportunities

Dieses Kanban Board liefert eine Übersicht aller im Opportunity Management von SAP Business One angelegten Opportunities. Die einzelnen Opportunities können in den Stufen und Stati hin und her verschoben werden. Voreingestellt sind folgende Stufen:

  • Lead
  • Meeting 1
  • Meeting 2
  • Angebot
  • Verhandlung
  • Auftrag

Sofern für die jeweiligen Opportunity-Stufen Potenzial-Prozentwerte hinterlegt wurden, wird das potenzielle Auftragsvolumen mit dem Prozentwert nach dem Verschieben neu berechnet und ausgewiesen. Somit herrscht nicht nur Transparenz zum aktuellen Stand. Es ist auch eine realistische monetäre Bewertung des Opportunity-Potenzial möglich. 

Servicecalls

Mit diesem Board realisieren Unternehmen einen gruppierten Statusüberblick zu allen Service-Call-Aufträgen. Die Tasks werden wie folgt untergliedert:

  • offen
  • anstehend
  • abgeschlossen (letzte 7 Tage)
  • mein Status

Auch hier kann das Verschieben von Karten in den nächsten Zustand per Klick erfolgen, wobei die Regeln aus SAP Business One berücksichtigt werden.

Fazit: Hilfreiche Tools für die Planung und Ressourcenzuordnung

Insgesamt sind die vordefinierten Kanban Boards für SAP Business One hervorragend dazu geeignet, die eigenen Planungen und Ressourcen besser zu strukturieren. Positiv ist auch die Möglichkeit, jederzeit individuelle Boards und Stufen hinzuzufügen. Wie die Einrichtung und Nutzung konkret Abläuft, erfahren Sie in der Kanban Boards Playlist auf dem Buyoum IT Kanal. Natürlich unterstützt Sie bei der Konfiguration und Umsetzung auch das erfahrene COSIB-Team.

 

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