Ein ERP-Wechsel ist für viele Unternehmen eine große Chance: veraltete Systeme werden modernisiert, Prozesse automatisiert und die Basis für zukünftiges Wachstum gelegt. Doch während viel Aufmerksamkeit auf Funktionen, Workflows und Schulungen gelegt wird, bleibt ein zentraler Erfolgsfaktor oft im Schatten: die Stammdatenübernahme.
Dabei steht und fällt der Erfolg des neuen Systems mit der Qualität der Daten, die es von Anfang an enthält. Wer hier nicht sauber arbeitet, riskiert nicht nur fehlerhafte Prozesse, sondern im schlimmsten Fall auch einen holprigen oder sogar gescheiterten Go-live. Dieser Beitrag zeigt, warum die strukturierte Übernahme und Pflege von Stammdaten so entscheidend ist – und welche Rolle dabei sowohl der Implementierungspartner als auch das eigene Unternehmen spielt.
Was sind Stammdaten – und warum sind sie so wichtig?
Stammdaten sind die Daten, die in einem ERP-System dauerhaft hinterlegt und über viele Prozesse hinweg genutzt werden. Dazu zählen beispielsweise:
- Kunden: Name, Adresse, Kundennummer, Zahlungsinformationen
- Lieferanten: Lieferantenkonten, Verträge, Preisgestaltung, Kontaktdaten
- Materialien: Artikelnummer, Beschreibung, Maße, Preise, Stücklisten
- Mitarbeiter: Personalnummer, Kontaktdaten, Abteilungszugehörigkeit
- Technische Daten: Informationen zu Anlagen, Standorten
Sie bilden die Basis für sämtliche Abläufe in Einkauf, Verkauf, Lager, Produktion, Buchhaltung oder Controlling. Wenn diese Daten unvollständig, fehlerhaft oder veraltet sind, wirkt sich das unmittelbar auf die Prozessqualität aus – und damit auf Effizienz, Kundenzufriedenheit und nicht zuletzt den wirtschaftlichen Erfolg.
Typische Probleme bei der Datenübernahme
In vielen Projekten wird die Datenübernahme erst spät angegangen – oft mit der Annahme: „Das wird der ERP-Anbieter schon machen.“ Ein fataler Trugschluss. Denn:
- Die vorhandenen Daten sind häufig veraltet, inkonsistent oder doppelt vorhanden
- Es fehlt ein klarer Plan, welche Daten übernommen werden und welche nicht
- Die Datenstrukturen im neuen ERP-System unterscheiden sich vom Altsystem
- Die Verantwortung für die Daten wird nicht klar zugewiesen
Ein Beispiel: Wenn Kundenstammdaten aus dem alten System mit unvollständigen Adressinformationen übernommen werden, kann das im neuen System dazu führen, dass Rechnungen nicht korrekt erstellt oder versendet werden – mit Folgen für die Zahlungsabwicklung und das Mahnwesen.
Wer ist verantwortlich für die Stammdaten?
Die Stammdatenübernahme ist eine gemeinsame Aufgabe. Zwar unterstützt der ERP-Implementierungspartner – wie zum Beispiel COSIB – mit Know-how, Tools und Best Practices. Doch die Verantwortung für die Qualität der Daten liegt immer auch beim Unternehmen selbst.
Aufgabe des Implementierungspartners:
- Technische Analyse des Altsystems
- Erstellung von Mapping-Tabellen zwischen Alt- und Neusystem
- Unterstützung bei der Migration und bei Testläufen
- Beratung zur Datenmodellierung im neuen System
Aufgabe des Unternehmens:
- Dateninventur und Sichtung der vorhandenen Daten
- Bereinigung veralteter oder fehlerhafter Daten
- Entscheidung, welche Daten übernommen werden sollen
- Benennung von Data Ownern, die für einzelne Stammdatentypen zuständig sind
Ein ERP-Projekt ohne klare Datenverantwortung ist wie ein Hausbau ohne Architekt – chaotisch und mit ungewissem Ergebnis.
Der Fahrplan zur erfolgreichen Datenübernahme
Eine strukturierte und rechtzeitig gestartete Datenübernahme ist ein essenzieller Bestandteil jedes ERP-Projekts. Die folgenden Schritte haben sich in der Praxis bewährt:
1. Dateninventur
Erfassen Sie systematisch, welche Stammdaten im Altsystem vorhanden sind. Bewerten Sie deren Qualität, Aktualität und Relevanz.
2. Zieldefinition
Legen Sie fest, welche Daten in das neue System übernommen werden – und welche bewusst nicht. „Datenmüll“ sollte nicht migriert werden.
3. Datenbereinigung
Bereinigen Sie die ausgewählten Daten: Entfernen Sie Dubletten, ergänzen Sie fehlende Felder und standardisieren Sie Formate (z. B. Adressschreibweisen, Artikelnummern).
4. Mapping und Migration
Erstellen Sie ein technisches Mapping zwischen den Feldern im Altsystem und den Anforderungen des neuen ERP-Systems. Unterstützende Tools oder Templates des Implementierungspartners können hier helfen.
5. Testmigration und Qualitätssicherung
Führen Sie mindestens eine Testmigration durch. Überprüfen Sie anschließend die Ergebnisse – fachlich wie technisch – gemeinsam mit den beteiligten Abteilungen.
Stammdatenpflege endet nicht mit dem Go-live
Auch nach dem erfolgreichen Produktivstart ist die Arbeit nicht vorbei. Im Gegenteil: Jetzt beginnt die Phase der kontinuierlichen Stammdatenpflege, um die langfristige Datenqualität zu sichern.
- Regelmäßige Datenprüfungen (z. B. Dublettenprüfung, Feldvalidierung)
- Klare Rollen & Verantwortlichkeiten (z. B. Stammdatenverantwortliche in jeder Abteilung)
- Automatisierte Prüfmechanismen und Freigabeprozesse für neue oder geänderte Stammdaten
- Schulungen der Mitarbeitenden für den richtigen Umgang mit Stammdaten
Denn gute Datenpflege ist kein Projekt – sie ist ein kontinuierlicher Prozess.
Ohne saubere Daten kein sauberer Start
Die Einführung eines neuen ERP-Systems ist komplex – und teuer. Umso wichtiger ist es, dass dieser Start auf einem sauberen Fundament erfolgt. Stammdaten sind dieses Fundament. Wer hier nicht investiert – in Zeit, in Struktur und in Qualität – riskiert von Anfang an Reibungsverluste, ineffiziente Prozesse und unzufriedene Anwender:innen.
Unser Tipp: Machen Sie die Stammdatenübernahme zu einem eigenen Arbeitspaket im Projekt. Planen Sie ausreichend Zeit ein, definieren Sie Verantwortlichkeiten – und holen Sie sich rechtzeitig Unterstützung von erfahrenen Partnern.
Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann sprechen Sie uns gern an.
Unser Berater-Team freut sich auf Sie.
