Gastro-Cool GmbH & Co. KG zählt seit vielen Jahren zu den führenden Anbietern professioneller Kühllösungen für Gastronomie, Handel und Industrie. Das Unternehmen aus Willich steht für hochwertige Kühlgeräte, individuelle Lösungen und eine ausgeprägte Serviceorientierung. Mit der wachsenden Zahl an Außendienstterminen, Servicefahrten und Messepräsenzen wurde jedoch auch der Reisekosten- und Ausgabenprozess zunehmend komplexer – und beruhte noch größtenteils auf manuellen Schritten.
Wenn analoge Abläufe an ihre Grenzen stoßen
Im Alltag zeigte sich immer häufiger, dass die bestehenden Abläufe zwar funktionierten, aber längst nicht mehr den Anforderungen einer modernen Organisation entsprachen. Belege wanderten in Papierform durch die Abteilungen, Informationen waren häufig unvollständig oder gingen auf dem Weg verloren, und die Buchhaltung musste vieles zeitintensiv nacharbeiten. Das erschwerte nicht nur die Transparenz, sondern auch eine effiziente Abwicklung.
Candis: Die digitale Basis für transparente Ausgabenprozesse
Da Gastro-Cool bereits heute das Rechnungsmanagement von Candis erfolgreich einsetzt, entschieden sie sich nun auch beim Ausgabenmanagement für die Candis-Lösung – eine cloudbasierte Software, die auf digitales Rechnungs- und Ausgabenmanagement spezialisiert ist.
Candis bildet dabei sämtliche relevanten Prozesse im Ausgabenmanagement zentral und durchgängig ab: von Reisekosten über Auslagen bis hin zur Verwaltung von Firmenkreditkarten. Mitarbeitende können Belege direkt unterwegs erfassen, Pauschalen werden automatisch berechnet, und Kreditkartentransaktionen stehen unmittelbar nach Zahlung im System bereit. Alle Daten werden strukturiert, nachvollziehbar und GoBD-konform archiviert.
SAP Business One: Nahtlos verbunden für effiziente Finanzprozesse
Ein wesentlicher Vorteil für Gastro-Cool: COSIB ist Candis offizieller Schnittstellenpartner für SAP Business One, dem ERP-System, dass das Unternehmen seit vielen Jahren erfolgreich einsetzt. Dadurch lassen sich alle relevanten Finanzdaten sauber, sicher und ohne Medienbrüche austauschen. So werden beispielsweise Auslagen als Eingangsrechnungen gebucht und die Auszahlung an Mitarbeiter veranlasst. Dies sorgt für schnelle Prozesse und hohe Datenqualität – ein echter Mehrwert für alle nachgelagerten Finanzprozesse.
Mit COSIB vom Prozesscheck bis zum Go-live
Damit der Umstieg reibungslos gelingt, begleitete COSIB das Projekt von Beginn an. In enger Abstimmung wurden bestehende Abläufe analysiert, Freigabestrukturen neu gedacht und das System so eingerichtet, dass es die tägliche Arbeit optimal unterstützt. Nach gezielten Schulungen konnte das Team unmittelbar nach der Einführung mit dem neuen Setup arbeiten – ohne größere Umstellungen im Tagesgeschäft.
Erste Eindrücke – und ein Ausblick auf die kommenden Monate
Obwohl die Umstellung erst vor kurzer Zeit erfolgt ist, zeigt sich schon jetzt, wie stark die neuen Strukturen den Arbeitsalltag entlasten. Erste Rückmeldungen aus den Teams bestätigen, dass Prozesse klarer wirken, Belege schneller ankommen und Abstimmungen einfacher erfolgen. Auch die Integration der Firmenkreditkarten verspricht deutlich mehr Transparenz und eine bessere Nachvollziehbarkeit aller Ausgaben.
Wie sich die Veränderungen konkret auf Effizienz, Datenqualität und interne Abläufe auswirken, wird sich in den kommenden Wochen und Monaten zeigen. Die Erwartungen sind hoch – und die Weichen sind eindeutig gestellt.
„Dank Candis und COSIB haben wir unseren Auslagen- und Reisekostenprozess endlich optimal an unsere Arbeitsabläufe angepasst – klar, strukturiert und digital. Diese Veränderung erleichtert unseren Arbeitsalltag schon jetzt erheblich“, bestätigt Niklas Sluyter, Geschäftsführer der Gastro-Cool GmbH & Co. KG.
Ein wichtiger Schritt in Richtung Zukunft
Mit der Einführung von Candis und der Unterstützung durch COSIB hat Gastro-Cool einen konsequenten Schritt in Richtung eines modernen, digitalen Ausgabenmanagements gemacht. Die Grundlage ist gelegt: Prozesse sind sauber strukturiert, Verantwortlichkeiten klar definiert und die technische Basis steht. Die kommenden Monate werden zeigen, wie sehr die neue Lösung das Unternehmen entlastet – doch eines ist bereits sicher: Gastro-Cool ist bestens darauf vorbereitet.
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