Mehr als nur Software – es geht um Menschen und Verantwortung
Wenn ein Unternehmen ein ERP-System einführt, steht viel auf dem Spiel: Prozesse, Daten, Transparenz, Mitarbeitermotivation – und meist ein erhebliches Budget. Viele Projektverantwortliche konzentrieren sich zunächst auf die Softwareentscheidung. Doch genauso wichtig – wenn nicht wichtiger – ist die Auswahl des ERP-Partner bzw. Implementierungspartners.
Dieser ERP-Partner begleitet Ihr Unternehmen durch eine intensive Phase der Veränderung, prägt die Zusammenarbeit und entscheidet mit über Tempo, Qualität und Akzeptanz der neuen Lösung. Wer Sie durch dieses Projekt führt, wird Ihr engster Sparringspartner für viele Monate.
In diesem Artikel finden Sie fünf Fragen, die Ihnen helfen, den richtigen Anbieter zu finden – unabhängig davon, für welches ERP-System Sie sich entscheiden.
1. Versteht der ERP-Partner mein Geschäft – oder nur das System?
Ein guter Partner muss nicht alles wissen – aber er muss die richtigen Fragen stellen. Und er sollte mit Ihrer Branche vertraut sein: Wie laufen typische Kernprozesse ab? Welche Herausforderungen sind üblich? Welche regulatorischen oder technischen Besonderheiten gelten?
Viele Anbieter sehen „ERP“ als rein technische Aufgabe. Doch Sie brauchen jemanden, der Geschäftsprozesse denkt – und das in Ihrem Kontext. Branchenkenntnis spart Zeit, verhindert Fehlentscheidungen und führt schneller zu passenden Lösungen. Ein Anbieter, der Ihr Geschäft versteht, kann aus Erfahrung mitdenken – bei der Prozessabbildung, Datenstruktur oder Schnittstellenintegration.
Was passiert, wenn es fehlt?
Ein ERP-System, das nicht zur täglichen Arbeit passt, wird schnell zur Belastung. Workarounds, Excel-Listen oder ungenutzte Funktionen sind typische Symptome – und führen zu Frustration im Alltag.
2. Wird aus einem Plan ein greifbares Projekt?
„Wir arbeiten agil“ klingt erstmal gut – aber was heißt das konkret? Achten Sie darauf, ob der ERP-Partner bereits in der Angebotsphase ein strukturiertes Vorgehen präsentiert. Idealerweise erhalten Sie Einblick in Projektphasen, Rollenverteilungen und Steuerungsmechanismen. Denn ohne klares Projektvorgehen fehlt Orientierung. Ihre Ressourcen lassen sich nicht sauber planen, Abstimmungen werden hektisch, und Meilensteine verlieren an Wirkung.
Beispiel aus der Praxis?
Ein Hersteller ließ sich auf ein „agiles Vorgehen“ ohne klare Struktur ein. Intern war kein Product Owner benannt. Ergebnis: Wöchentliche Meetings ohne Fortschritt, keine validierten Anforderungen – bis das Projekt für zwei Monate auf Eis gelegt wurde, um die Grundlagen nachzuarbeiten.
3. Wie ehrlich sind Aufwand und Budget kalkuliert?
Hand aufs Herz: Kaum ein ERP-Projekt läuft völlig ohne Anpassungen – erst recht nicht, wenn komplexe Produktions-, Logistik- oder E-Commerce-Prozesse eingebunden sind. Ein fairer Anbieter macht das transparent.
Fragen Sie früh:
- Was ist im Angebot enthalten – und was nicht?
- Wie hoch ist der interne Aufwand bei Ihnen?
- Welche Nachträge sind wahrscheinlich?
Warum ist das so wichtig?
Eine realistische Einschätzung schützt Sie vor bösen Überraschungen – und hilft, intern besser zu planen. Was nützt ein scheinbar günstiges Angebot, das später mehrfach nachgebessert werden muss? Wenn der Budgetrahmen von Beginn an nachvollziehbar und vollständig ist, spart das Nerven, Zeit – und verhindert im Ernstfall einen Projektstopp.
4. Wer steht hinter dem Projekt – und bleibt dabei?
Die Zusammenarbeit funktioniert nur, wenn Sie dem Projektteam vertrauen – fachlich wie menschlich. Haken Sie nach, wer das Projekt konkret begleitet, und lernen Sie das Team des ERP-Partners kennen.
Menschen machen Projekte erfolgreich. Ein eingespieltes Team mit ERP- und Branchenwissen ist oft wertvoller als ein großer Name. Entscheidend ist aber auch, wie dieses Team auf Ihre Belegschaft wirkt.
Ein zu technischer, unnahbarer Auftritt erzeugt Widerstand – gerade bei Fachanwendern. Genauso wenig hilft ein unambitionierter Partner, der keine Begeisterung wecken kann. Die ideale Kombination: kompetent, verständlich, authentisch.
Worauf sollten Sie achten?
- Spricht das Beraterteam die Sprache Ihrer Fachbereiche?
- Kann es Ihre Mitarbeitenden für Neues gewinnen?
- Passt die Kommunikation zur Unternehmenskultur?
Aus der Praxis:
Ein Hersteller technischer Komponenten entschied sich für ein mittelgroßes Beratungshaus, dessen Projektleiter sowohl Produktionsprozesse kannte als auch empathisch mit dem Team kommunizierte. In den Workshops wurde viel gefragt, zugehört, gelacht – und gleichzeitig professionell gesteuert. Die Mitarbeitenden fühlten sich abgeholt, trauten sich früh, Schwachstellen zu benennen, und brachten aktiv Ideen ein. Ergebnis: Hohe Akzeptanz der Lösung, kaum Schulungswiderstand – und ein Go-Live ohne nennenswerte Störungen.
5. Wie sieht die Betreuung nach dem Go-Live aus – und gibt es einen Plan B?
Ein ERP-Projekt endet nicht mit dem Systemstart. Oft beginnt die eigentliche Arbeit danach: Neue Anforderungen, gesetzliche Änderungen oder interne Umstrukturierungen gehören zum Alltag. Deshalb ist es wichtig, früh zu klären, wie der Implementierungspartner Sie auch nach Projektende betreut.
Fragen Sie konkret:
- Gibt es feste Ansprechpartner?
- Klare Reaktionszeiten und Eskalationswege?
- Eine definierte Weiterentwicklungsstrategie?
Auch wichtig: Was passiert, wenn Ihre eigenen Ressourcen mal knapp werden?
Unter Umständen könnte es für Sie wichtig sein, dass Ihr ERP-Partner optional auch einen Managed Service anbieten kann – etwa für Systempflege, Release-Management oder Benutzeradministration. Gerade im Mittelstand fehlt in Spitzenzeiten auch mal etwas Zeit oder auch benötigtes Spezialwissen. Ein externer Dienstleister kann das temporär oder dauerhaft abfedern – ganz ohne neues Projekt.
Beispiel aus der Praxis:
Ein mittelständisches Handelsunternehmen führte ein ERP-System ein und vereinbarte bereits in der Projektphase ein strukturiertes Supportmodell mit festen Ansprechpartnern. Nach dem Go-Live wurde zusätzlich ein Managed Service genutzt – unter anderem für Systemüberwachung und Benutzerpflege, da intern eine IT-Rolle nicht schnell genug besetzt werden konnte. Das Ergebnis: stabile Abläufe, kein Know-how-Verlust und eine entspannte Zusammenarbeit auf Augenhöhe.
Kompakte Auswahlhilfe für Entscheider
Nutzen Sie diese Checkliste als Gesprächsleitfaden:
- Versteht der Anbieter unsere Branche und Prozesse?
- Gibt es ein klares, nachvollziehbares Projektvorgehen?
- Sind Budget und Aufwand realistisch und vollständig erklärt?
- Lernen wir das tatsächliche Projektteam vor Vertragsabschluss kennen?
- Gibt es einen klaren Supportplan – und optional Managed Services?
Langfristig denken – mit dem richtigen ERP-Partner
Die Einführung eines ERP-Systems ist weit mehr als ein IT-Projekt. Sie verändert Strukturen, Prozesse und oft auch Rollen im Unternehmen. Umso wichtiger ist ein Implementierungspartner, der nicht nur Ihre Software beherrscht – sondern Ihr Geschäft versteht, Ihre Mitarbeitenden mitnimmt und auch nach dem Go-Live verlässlich an Ihrer Seite bleibt.
Stellen Sie die richtigen Fragen, hören Sie genau hin – und wählen Sie nicht den lautesten Anbieter, sondern den, der zu Ihnen passt. Fachlich. Kulturell. Und menschlich.
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