Ab SAP Business One 9.1 ist es möglich, Anhänge zu SAP Business One-Dokumenten hinzuzufügen. Die entsprechende Funktion zum Verwalten von Anhängen unterstützt außerdem Aktivitäten wie das Aktualisieren des Pfades von Anlagenordnern in SAP Business One-Dokumenten, das Definieren eines Standard-Anhangsordners für jeden Benutzer sowie das Hochladen von Anhängen in Unterordner.
Hinzufügen oder Aktualisieren von Anlagen
Wenn Sie einen Anhang zu SAP Business One hinzufügen möchten, können Sie ganz einfach für alle Benutzer einen Anhangsordnerpfad festlegen. Um das Einstellungsfenster zu öffnen, wählen Sie Administration » Systeminitialisierung » Allgemeine Einstellungen » Pfad. Beachten Sie, dass die Einstellungen pro Firma für alle Benutzer aktualisiert werden.
Microsoft-Word-Vorlagen-Ordner: Legen Sie das Verzeichnis fest, in dem Sie Microsoft Word-Vorlagen für den Export von Daten nach Microsoft Word speichern möchten.
Microsoft-Excel-Ordner: Legen Sie das Verzeichnis fest, in dem Sie Microsoft Excel-Vorlagen für den Export von Daten nach Microsoft Excel speichern möchten.
Ordner f. Bilder: Legen Sie das Verzeichnis fest, in dem Sie Bilder, wie z.B. Firmenlogos, für die Integration über Benutzerfelder speichern möchten.
Beachten Sie, dass Sie bestimmte Vorgänge, z. B. Belege mit Logo ausdrucken, nicht ausführen können, wenn Sie keinen Verzeichnispfad für den Bilderordner angeben.
Ordner f. Dateianhänge: Legen Sie das Verzeichnis fest, in dem Sie Anhänge, wie z.B. Webseiten von Kunden, für die Integration über Benutzerfelder speichern möchten.
Erweiterungsordner: Legen Sie das Verzeichnis fest, in welchem geschützte Bilder gespeichert werden sollen. Geschützte Bilder sind Dateien, die aufgrund gesetzlicher Vorgaben nicht in den üblichen Bildformaten, sondern als *.dll-Dateien gespeichert werden, bspw. offizielle Stempel.
Aktueller Scanner: Sofern Ihr Computer mit einem Scanner verbunden ist, können Dokumente direkt eingescannt und mit dem entsprechenden SAP Business One-Objekt verknüpft werden. Der Standort des angeschlossenen Scanners wird von SAP Business One automatisch erkannt und dieses Feld kopiert.
In allen relevanten Bearbeitungsfenstern wird dem Benutzer eine Drucktaste zur Aktivierung des Scanners angezeigt. So lässt sich beispielsweise direkt beim Anlegen eines Artikels in der Registerkarte Bilder ein Bild für einen Stammsatz einscannen.
XML-Dateienordner: Legen Sie das Verzeichnis fest, in dem erstelle XML-Dateien gespeichert werden sollen. XML-Dateien lassen sich entweder über die Drucktaste Datei anlegen in verschiedenen Berichtsfenstern oder über die Funktion Formular in XML exportieren erzeugen.
Um einen bestehenden Anlagenordner in SAP Business zu ändern, muss kein neuer Ordner erstellt werden. Durchsuchen Sie einfach Ihre bestehenden Ordner, wählen einen Ordner aus und drücken Sie auf “Pfade in Dokumente aktualisieren”.
Zuweisung von Standard-Anhangsordners für einzelne Benutzer
Um einzelnen Benutzern Anhangsordner zuzuweisen, klicken Sie einfach auf Verwaltung » Setup » Allgemein » Benutzervorgaben » Pfad und wählen hier einen Anhangsordner aus.
Dokumente und Anhänge noch besser kontrollieren mit dem B1 Usability Package
Der im optionalen Add-on “B1 Usability Package” enthaltene B1 Document Manager hilft Ihnen dabei, Ihre verknüpften Dateien noch besser zu kontrollieren, um bspw. bestimmte ISO-Zertifizierungen zu erhalten. Der B1 Document Manager integriert z. B. versendete Dokumente direkt in SAP Business One und reichert sie mit Bezügen zu Projekten oder zum Profit Center an.
Mit dem B1 Document Manager lassen sich auch Dokumente außerhalb von SAP Business One auf einem bestimmten Server verwalten:
Durch das variabel konfigurierbare Stichwortsystem des B1 Document Managers können Benutzer Dateien mit eigenen sowie vordefinierten Begriffen verschlagworten. Da die Schlagworte innerhalb der SAP Business One-Datenbank gespeichert sind, können Benutzer direkt in SAP Business One und auf dem Server nach bestimmten Dokumenten suchen.
CKS.DMS: Add-on zur GoBD-konformen Dokumentenverwaltung
Gesteigerte Effizienz erhalten Benutzer durch die Automatisierung Ihrer Dokumentenverwaltung mit dem optionalen Add-on CKS.DMS. Mit diesem Tool steht Anwendern ein höchst systematisches Dokumentenmanagementsystem mit übersichtlicher Archivierung zur Verfügung. Eine zeitaufwendige und fehleranfällige manuelle Verwaltung sämtlicher digitalen Dokumente entfällt hiermit.
