Kaum etwas kann den flüssigen Ablauf in einem Unternehmen so sehr bremsen wie ein ineffizienter Informationsfluss. Daher sollte jedes Unternehmen unabhängig von seiner Größe die interne Kommunikation im Blick haben und möglichst effizient gestalten. Durch gute interne Kommunikation lassen sich nicht nur Kosten einsparen, sondern auch Frust bei den Mitarbeitern vermeiden.
Damit interne Informationen nicht nur ankommen, sondern auch richtig verstanden werden, gilt es, die Unternehmenskommunikation in gute Bahnen lenken. Hier zeigt SAP Business One eine seiner großen Stärken: Als ERP für kleine und mittelständische Unternehmen ist die Softwarelösung vollkommen auf die Bedürfnisse und Anforderungen von KMU ausgerichtet und kann Sie dabei unterstützen, die interne Kommunikation zu optimieren.
Die Vorteile einer guten internen Kommunikation (IK) sind vielfältig:
- Effektive IK beinhaltet nachvollziehbare Anleitungen für Tätigkeiten und Arbeitsschritte
- Gute IK gibt den Mitarbeitern Halt und Orientierung
- IK hilft, Konflikte zu regeln
- Die Weitergabe von Wissen wird deutlich erleichtert
- Die Motivation der Mitarbeiter wird gesteigert
Nachvollziehbare Anleitungen
Wenn die Mitarbeiter Zugriff auf gute und nachvollziehbare Anleitungen haben, wird sichergestellt, dass sie Arbeiten korrekt ausführen und sich anhand von Referenzen und guten Tipps vergewissern können, wie eine Aufgabe umzusetzen ist. Das senkt die Fehlerquote und gibt den Mitarbeitern Sicherheit. Das Ziel sollte es immer sein, Komplexität so weit wie möglich zu reduzieren. SAP Business One bietet im Service-Modul beispielsweise ein Ticketsystem, welches eine Lösungsdatenbank beinhaltet. Besonders Ihre Kundenservice- und Support-Mitarbeiter können hiervon profitieren.
Halt und Orientierung
Wenn Sie die interne Kommunikation verbessern, fühlen sich Ihre Mitarbeiter nicht nur in ihren Aufgaben gestärkt. Eine gute Unternehmenskommunikation gibt den Mitarbeitern Halt und Sicherheit auf jeder Ebene. Indem die gute IK klare Ansprechpartner benennt, sorgt sie dafür, dass im Unternehmen klare Verantwortungen verteilt sind.
Interne Kommunikation hilft, Konflikte zu regeln
Wo Menschen zusammen arbeiten, dort wird es Konflikte geben. Dies ist natürlich nicht immer angenehm, aber doch eine Realität. Entscheidend ist dann, wie Sie in Ihrem Unternehmen damit umgehen. Gelungene Unternehmenskommunikation erleichtert es den Konfliktparteien, sich auf Augenhöhe zu begegnen und einen Streit beizulegen, bevor er eskaliert. So können Konflikte konstruktiv beseitigt werden und die Mitarbeiter fühlen sich ernstgenommen. Mit einer guten internen Kommunikation ist es so möglich, schlechte Stimmungen zu vermeiden und den Teamgeist zu stärken.
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Weitergabe von Wissen wird deutlich erleichtert
Es klingt beinahe selbstverständlich, soll aber hier noch einmal deutlich gemacht werden. Denn damit ein Unternehmen gut funktioniert, muss natürlich das vorhandene Know-How geteilt und angewendet werden. Indem Sie ihre interne Kommunikation verbessern, vermeiden Sie, dass Wissen verloren geht und Ihre Mitarbeiter tatsächlich ihr Wissen und ihre Fähigkeiten bündeln. Es ist in Ihrem Interesse, die Weitergabe von Wissen so einfach wie möglich zu machen. Je leichter es ist, sein Wissen zu teilen, desto eher wird ein Mitarbeiter bereit sein, anderen wertvolle Tipps zu geben. Auf diese Weise sind die Mitarbeiter eine Bereicherung füreinander.
SAP Business One bietet zugunsten einer direkten Kommunikation der Benutzer untereinander ein Chat-Tool, um die Live-Zusammenarbeit zu optimieren. Hiermit lässt sich einfach und schnell mit einem bestimmten Benutzer, oder auch mit einer ganzen Gruppe, ein Sachverhalt besprechen oder auch Dokumente teilen – beispielsweise Belege, Rechnungen oder Geschäftspartnerdaten. Nachrichten lassen sich nicht nur als interne Nachricht, sondern auch als E-Mail, SMS-Nachricht oder als Fax versendet werden. Sämtliche Nachrichten können an Benutzer des Systems, an definierte Geschäftspartner und darüber hinaus an beliebige andere Empfänger gesendet werden.
Eine Alarmfunktion kann automatisch Nachrichten an ausgewählte Benutzer im System versenden, wenn bestimmte Ereignisse eintreten. Ebenfalls kann SAP Business One automatisch Nachrichten, z. B. im Workflow für Genehmigungsverfahren, an die entsprechenden Benutzer senden.
In SAP Business One bietet der Workflow den Benutzern eine zentrale Einstiegsmöglichkeit zur Bearbeitung aller Aufgaben, an denen sie beteiligt sind. Mit dem Workflow hat das Management zudem die Kontrolle über den gesamten Geschäftsprozess, und die Effizienz der Firma wird gesteigert. Verschiedene Workflows geben Aufgaben vor, an denen bestimmte Benutzer beteiligt sind. Damit diese Aufgaben abgeschlossen werden können, müssen Teilnehmer ihre Aufgaben annehmen und in der vom Workflow-Muster definierten Reihenfolge bearbeiten.
Neben Workflow-Aufgaben können Benutzer auch manuell Aktivitäten wie Aufgaben, Termine oder Anrufe anlegen und diese bei Bedarf auf andere Benutzer übertragen.
Motivation der Mitarbeiter wird gesteigert
All diese Aspekte führen nicht nur dazu, dass Ihre Arbeitsprozesse effizienter werden. Indem Sie Ihre interne Kommunikation verbessern, werden Ihre Mitarbeiter motivierter. In einem Unternehmen mit guter IK bereitet die Arbeit deutlich mehr Freude. Fühlen sich Ihre Mitarbeiter also ernst genommen, haben sie Zugriff auf gute Arbeitsmaterialien und kennen ihre Ansprechpartner, sind sie natürlich deutlich motivierter. Und das äußert sich ganz konkret in Umsatzzahlen und Produktivität.
Von innen nach außen - Wie IK Ihre Außenwirkung verbessert
Wenn Sie ihre interne Kommunikation verbessern, haben Sie allerdings nicht nur intern Vorteile. Auch die Außenwirkung ihres Unternehmens wird deutlich davon profitieren, wenn Sie die interne Kommunikation verbessern. Mit den maßgeschneiderten Lösungen von SAP Business One verfügen Sie über ein ERP, dass es Ihnen erlaubt, schnell und flexibel auf Ihre Kunden einzugehen. Wenn ihre interne Unternehmenskommunikation stimmt, können Sie auch nach außen sicherer auftreten und genau die Bedürfnisse Ihrer Kunden bedienen.
Mit SAP Business One 9.3 können Sie einfacher als je zuvor die interne Kommunikation verbessern. So sind Autorisierungsprozesse deutlich erleichtert worden, damit die Mitarbeiter immer die nötigen Berechtigungen haben. Weiterhin können Sie alle wichtigen Daten nun auch in Excel exportieren, was den Datentransfer deutlich erleichtert. Ein zentral gesteuertes und automatisiertes Zahlungssystem erlaubt Ihnen, Ihre Kapazitäten auf andere Prozesse zu konzentrieren.
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Dies sind nur einige der Änderungen, von Sie und Ihr Unternehmen profitieren können. Entdecken Sie, wie auch Ihr Unternehmen von den Vorteilen von SAP Business One profitieren kann. Mit unserem Rundum-Service und hilfreichen Tipps helfen wir Ihnen nicht nur, die beste Softwarelösung zu finden, sondern diese auch erfolgreich in Ihrem Unternehmen einzuführen. Unsere Experten stehen Ihnen bei der Inbetriebnahme mit Workshops und Schulungen zur Seite, damit Sie und Ihre Mitarbeiter das System schnell anwenden und alle Vorteile nutzen können. Nehmen Sie jetzt Kontakt zu uns auf und lassen Sie sich von unseren Experten beraten. Gemeinsam entwickeln wir die beste Strategie für Ihr Unternehmen und Ihre Branche.
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