SAP Business One 9.3, Version for HANA bietet als neue Funktion das Analytical Portal. Hiermit können Sie Ihre vorbereiteten Crystal Reports- und Excel-Berichte in Echtzeit über einen Webbrowser auf Ihrem Computer, Tablet oder Mobilgerät ausführen. Mit dem Analytical Portal können Sie die automatische Berichtsausführung planen und den Berichtsverlauf anzeigen lassen. Fertige Berichte lassen sich einfach via E-Mail teilen oder lokal speichern. Für diejenigen, die keinen SAP Business One Client oder Microsoft Excel installiert haben, werden die Berichte außerdem leichter zugänglich.
Das Analytical Portal kann sowohl in SAP Business One als auch in SAP Business One Cloud verwendet werden.
Vorteile
- Berichte können geplant werden und sind auf verschiedenen Endgeräten ohne SAP Business One oder Microsoft Excel verfügbar.
- Sie können Berichtsausführungen und das Versenden der Berichtsergebnisse automatisieren.
- Sie erhalten einen Überblick der geplanten und bereits ausgeführten Berichtsdaten.
- Dank SAP HANA erstellen Sie Berichte in Echtzeit.
Anzeigen und Ausführen von Berichten
Auf das Analytical Portal können Anwender über den Client oder über den Webbrowser (URL: https://<hana-server>:<Port>/Portal) zugreifen. Jeder User kann Zugriff auf das Analytical Portal bekommen, wobei lediglich freigegebene Berichte angezeigt werden.
Nach der Anmeldung im Analytical Portal stehen Ihnen im Menü aktuell drei Registerkarten zur Verfügung:
- Alle Berichte
- Favoriten
- Berichte planen
1. Alle Berichte anzeigen
Auf der Registerkarte Alle Berichte finden Sie alle Excel-Berichte und Crystal Reports-Berichte, auf die Sie Zugriff haben. Diese werden in fünf vordefinierten Kategorien angezeigt. Weitere Kategorien können einfach definiert werden. Die vordefinierten Kategorien sind Einkauf, Verkauf, CRM, Lagerverwaltung und Finanzen.
Andere Kategorien werden angezeigt, sobald es Berichte darin gibt. Sie können die Ansicht hierarchisch unterteilter Berichte in jeder Kategorie erweitern oder minimieren. Berichte in dieser Registerkarte können Sie nach Dateinamen durchsuchen.
Tipp: Wenn ein Crystal Report-Bericht und ein Excel-Bericht mit dem gleichen Namen vorliegen, können diese anhand des Symbols vor dem Dateinamen unterschieden werden.
2. Einen Bericht als Favorit festlegen
Wenn Sie einen Bericht einfacher wiederfinden möchten, können Sie diesen als Favoriten speichern und dann auf der Registerkarte Favoriten anzeigen lassen. Hinweis: Die Registerkarte Favoriten ist ausgegraut, sofern Sie noch keinen Bericht als Favorit gespeichert haben. Im Bereich Favoriten werden Berichte ohne hierarchische Darstellung in der jeweiligen Kategorie angezeigt.
Um einen Bericht als Favoriten zu markieren, können Sie ihn in der Ansicht Alle Berichte das Stern-Symbol (☆) neben dem Bericht auswählen. Um einen Bericht wieder aus der Favoritenansicht zu entfernen, klicken Sie erneut auf das Symbol (★).
3. Einen Bericht manuell ausführen
Wenn Sie einen Bericht ausführen möchten, suchen Sie ihn in der Registerkarte Alle Berichte oder auf der Registerkarte Favoriten, und öffnen Sie die Seite Bericht erstellen, indem Sie auf den Berichtsnamen klicken.
Auf der Berichtsausführungsseite müssen Sie für Berichte, die Parameter enthalten, zunächst sicherstellen, dass alle Parameter konfiguriert sind. Wenn es einen Standardparameterwert für einen Parameter gibt, wird der Standardwert angezeigt. Sie können die Parameterwerte einfach nach Bedarf ändern. Nach der Konfiguration der Parameter wählen Sie Ausführen, und das Berichtsergebnis erscheint unten. Wenn Sie später erneut auf die Schaltfläche Ausführen klicken, wird der Bericht erneut mit den gleichen Parameterwerten ausgeführt.
4. Teilen von Berichtsergebnissen
Sobald das Berichtsergebnis angezeigt wird, haben Sie zwei Möglichkeiten, das Ergebnis zu bearbeiten:
- Senden Sie das Berichtsergebnis per E-Mail.
- Laden Sie das Berichtsergebnis herunter und speichern Sie es lokal.
Um das Ergebnis per E-Mail zu teilen, gehen Sie wie folgt vor:
- Um das Fenster Ergebnisse per E-Mail senden zu öffnen, wählen Sie das Brief-Symbol (✉).
- Füllen Sie die Adresszeile manuell aus oder wählen Sie aus der Dropdown-Liste einen gespeicherten Kontakt aus.
- Wählen Sie das Format des Ergebnisses aus, das Sie senden möchten.
Unterstützte Formate für Excel-Berichtsergebnisse umfassen: Excel, PDF, HTML.
Das unterstützte Format für Crystal Reports-Ergebnisse ist PDF.
- Füllen Sie den Betreff und die Kommentare aus, und wählen Sie dann Senden. Standardmäßig ist der Betreff der Name des Berichts.
Um das Ergebnis herunterzuladen, klicken Sie auf der Berichtsausführungsseite auf das Download-Symbol (⭳), nachdem das Berichtsergebnis fertiggestellt wurde. Für Excel-Berichte können Sie eines aus den drei oben genannten Formaten auswählen. Bei Crystal Reports-Berichten wird der Downloadvorgang direkt ausgelöst; das Ergebnisformat ist PDF.
Berichte planen
Im Bereich Berichte planen können Sie einen Zeitplan einrichten, um einen Bericht täglich, wöchentlich oder monatlich automatisch ausführen zu lassen. Die erzeugten Berichtsergebnisse können per E-Mail an einen Benutzer in Ihrem Unternehmen gesendet werden.
1. Erstellen eines Zeitplans
Es gibt zwei Möglichkeiten, um die Berichtsplanungsseite zu öffnen:
- Wählen Sie das Kalender-Symbol neben einem Berichtsnamen im Bereich Alle Berichte oder Favoriten aus.
- Oder wählen Sie die Schaltfläche Bericht planen auf der Berichtsausführungsseite aus.
Es gibt vier Konfigurationsgruppen zum Einrichten eines Berichtszeitplans:
- Berichtsparameter: Richten Sie Parameterwerte für die automatische Ausführung ein, wenn Parameter in diesem Bericht vorhanden sind. Legen Sie das Format für das Berichtsergebnis, das per E-Mail gesendet werden soll.
- Frequenz und Zeitbereich: Legen Sie fest, wie häufig ein Bericht ausgeführt und das Ergebnis verschickt werden soll. Definieren Sie außerdem einen geltenden Zeitraum für diesen Zeitplan.
- Verlauf speichern: Legen Sie fest, wie lange Sie Datensätze im System behalten möchten.
- Ergebnis per E-Mail senden: Legen Sie die Informationen fest, die automatisch mit dem Ergebnisbericht per E-Mail gesendet werden. Dies ist eine optionale Einstellung.
Nachdem Sie alle Informationen eingegeben haben, wählen Sie Speichern. Nachdem Sie der geplanten Aufgabe einen Namen gegeben haben, finden Sie sie auf der Registerkarte Berichte Planen.
Tipp: Ein Bericht kann mehrere Zeitplan-Aufgaben haben, aber die Namen dieser Aufgaben dürfen nicht identisch sein.
2. Anzeigen der geplanten Aufgaben für Berichte
Auf der Registerkarte Berichte planen finden Sie alle geplanten Aufgaben für Berichte, die Sie erstellt haben. Sind keine geplanten Aufgaben vorhanden, ist die Schaltfläche der Registerkarte ausgegraut.
Alle geplanten Aufgaben werden in chronologischer Reihenfolge aufgelistet. Sie können eine Aufgabe anhand des Namens der geplanten Aufgabe oder anhand des Berichtsnamens suchen.
Wenn Sie bestimmte Aufgaben herausfiltern möchten, wählen Sie das Filtersymbol. Sie können die Aufgaben nach geplanter Aufgabe, Berichtsname, Kategorie oder Typ filtern, und alle Filter wieder zurücksetzen.
3. Ändern von Zeitplänen
Um die Einstellungen einer geplanten Aufgabe zu ändern, wechseln Sie zur Registerkarte Berichte planen, klicken Sie auf den Namen einer Aufgabe und öffnen Sie die Aktualisierungsseite. Füllen Sie die gewünschten Informationen aus und klicken Sie auf Aktualisieren.
Anzeigen der Berichtshistorie
Alle manuellen und automatischen Berichte, die ausgeführt wurden, finden Sie in der Berichtshistorie. Diese können Sie über zwei Wege öffnen:
- Wählen Sie auf der Registerkarte Alle Berichte oder Favoriten neben einem Berichtsnamen das Dokumenten-Symbol aus. Die Berichtshistorie dieses spezifischen Berichts wird angezeigt.
- Wählen Sie auf der Seite Berichte planen neben dem Namen einer geplanten Aufgabe das Dokumenten-Symbol aus. Der Verlauf dieser geplanten Aufgabe wird angezeigt.
Wenn Sie in beiden Fällen den Verlauf eines anderen Berichts oder einer anderen geplanten Aufgabe anzeigen möchten, wählen Sie die Schaltfläche Filter, um die gewünschten Filterbedingungen festzulegen. Wenn Sie alle Filter entfernen, wird der Berichtsverlauf aller Berichte angezeigt.
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